Úvod

Cieľom práce je zadefinovať ciele projektu, analyzovať ciele projektu prostredníctvom pomôcky SMART, popísať typy cieľov projektu a definovať postavenie cieľov v projektovom riadení.

Cieľ je sériou konkrétnych výstupov, ktoré spolu v konečnom dôsledku plnia zámer projektu Každý projekt musí mať zadefinovaný jeden hlavný, globálny cieľ a niekoľko merateľných podcieľov, ktoré ho podporujú. Cieľ projektu formuluje globálny účel, ku ktorému smerujú všetky podciele, aktivity a úlohy projektu. Formulácia cieľa by mala obsahovať iba slová s jednoznačnou interpretáciou, má byť stručná, jednoduchá, zrozumiteľná a orientovaná na akciu.

Jednou z pomôcok pre dobré definovanie cieľa je technika SMART. Charakterizuje ciele ako špecifické, merateľné, akceptovateľné, realistické a časovo ohraničené. Niektorí autori ešte pridávajú integrované do organizačnej stratégie. Ciele musia v sebe obsahovať jasné kritéria, podľa ktorých spoznáme, či sa ich organizácii podarilo naplniť alebo nie.

Ciele projektu

„Organizácie si definujú svoje poslanie, vízie, ciele, predmet činnosti, majú svoje smerovanie, prípadne uznávajú určité hodnoty. Obsah týchto pojmov, medzi ktorými existuje určitá hierarchia, určuje strategické smerovanie danej organizácie.[1]

Dôležité pre manažéra projektu je, že stanovuje smerovanie projektu alebo sa len podieľa na tomto smerovaní. Takéto smerovanie projektu môže byť charakterizované na rôznych úrovniach strategických, ako aj taktických. Finálnou podmienkou úspechu projektu je, aby ciele projektu boli zhodné so strategickými cieľmi organizácie. V prípade, že by došlo k zmene strategického smerovania organizácie, musia sa prehodnotiť všetky aktuálne vykonávané projekty v organizácii. Na druhej strane však zmena stratégie organizácie v konečnom dôsledku iniciuje nové projekty.

Projekt musí mať jeden hlavný, globálny cieľ a niekoľko merateľných podcieľov, ktoré ho podporujú. Cieľ projektu formuluje globálny účel, ku ktorému smerujú všetky podciele, aktivity a úlohy projektu. Formulácia cieľa by mala obsahovať iba slová s jednoznačnou interpretáciou, má byť stručná, jednoduchá, zrozumiteľná a orientovaná na akciu.

V rámci zostavenia čiastkových cieľov treba definovať výsledný produkt projektu, rozsah projektu a jeho aktivít, časové a finančné obmedzenia a stratégiu na dosiahnutie cieľa. Stratégia by mala zahŕňať stanovenie metód a postupov, ktoré budú použité pri realizácii projektu, definovanie noriem a štandardov a vzťah k ostatným organizačným jednotkám v rámci organizácie.

Projekt je definovaný predovšetkým časom (projekty musia mať teda začiatok a koniec) a cieľmi, čo sa má prostredníctvom projektu dosiahnuť alebo urobiť v konkrétnom časovom rámci. Definovanie cieľov je dôležité najmä z hľadiska reálnosti a splniteľnosti projektu. Po prečítaní cieľov projektu by mal mať manažér úplne jasnú predstavu o tom, čo konkrétne sa urobí a aký projekt sa chystá organizácia vytvoriť.

„Cieľom projektu je poskytnúť všetkým zainteresovaným stranám pridanú hodnotu[2]„.

Stratégia projektu predstavuje pohľad z vyššej úrovne na to, akým spôsobom dosiahneme zámer projektu. Cieľom projektu je vytvoriť vopred odsúhlasené koncové výsledky, či už výstupy v požadovanom časovom rámci, v rámci daného rozpočtu a rámci akceptovateľných parametrov rizika. Špecifický a merateľný ciel projektu je tvorený súborom cieľových podmienok a parametrov, ktoré manažéri projektu, programu alebo portfólia musia dosiahnuť preto, aby poskytli zainteresovaným stranám očakávané prínosy.

Na začiatku projektu je veľmi dôležité posúdiť a vyhodnotiť ciele projektu realisticky, či je adekvátne do daného projektu sa vôbec zapájať a či je možné doviesť projekt prostredníctvom dopredu stanovených cieľov do úspešného konca.

Cieľ je sériou konkrétnych výstupov, ktoré spolu v konečnom dôsledku plnia zámer projektu. Nedá sa však povedať, že projekt má len jeden cieľ. Má ich viacero, ktoré sú viac alebo menej dôležité pre naplnenie projektu. Jeden cieľ rieši časť celkového zámeru tým, že projekt obsahuje viacero cieľov, môže byť dopracovaný do detailov a tým prinesie pre organizáciu viac významných a potrebných výsledkov. Cieľ je konečný výsledok alebo produkt a nie proces. Samotný cieľ popisuje, aký bude konečný stav po ukončení projektu. Poskytuje podrobnejší obraz toho, čo bude dosiahnuté v rámci konkrétneho časového rámca. Za predpokladu, že organizácia cieľ projektu naplní, môže byť projekt ukončený.

Typy cieľov projektu

Typy cieľov podľa Priglovej H:

  • oficiálne (strategické) ciele
  • operatívne ciele
  • operačné ciele

Oficiálne strategické ciele sú viac abstraktné a otvorené ciele. Chýba u nich špecifikácia ich merania alebo časové kritériá splnenia. Návrh strategických cieľov a zodpovednosť za ich plnenie je presunutá na vrcholový manažment- top manažment.

Operatívne ciele sú viac konkrétne, viac merateľné, skladajú sa z otvorených a uzavretých cieľov. Návrh strategických cieľov a zodpovednosť za ich plnenie je presunutá na stredný (middle) manažment.

Operačné ciele sú konkrétne a uzatvorené, informujú líniový manažment o kritériách výkonu, čase dokončenia a normách. Zodpovednosť je prenesená na líniového manažéra.

Postavenie cieľov projektu v projektovom riadení

Ciele je potrebné zadefinovať ešte v prípravnej fáze projektu inak nazývanej predinvestičnej fáze. Od cieľov projektu sa odvíjajú ostané činnosti a aktivity sústredené na naplnenie cieľov. Na základe stanovených cieľov projektu sa realizujú ďalšie kroky potrebné pre naplnenie cieľov. Medzi tieto kroky najčastejšie patrí menovanie zodpovedných riešiteľov projektu, vyhodnotenie vstupných dát, varianty projektu, štúdia uskutočniteľnosti projektu, riziká, obmedzenia, financie, materiál, technológie, vyhodnotenie návrhu projektu, korekcie a úpravy – prijatie konceptu projektu. V ďalšej fáze zloženie projektového tímu a riadiaci manažment, detailné realizačné plány – časové, finančné, organizačné plány, zodpovednosť, kontrola, dodávatelia, výstavba, zavádzanie, optimalizácia –úpravy, korekcie, školenie, skúšobná prevádzka, overovanie, odovzdanie pre užívanie; prevádzkovania a vyhodnotenia: užívanie výstupu projektu, predloženie záverečnej správy, vyhodnotenie projektových prác.

Definícia cieľov projektu pomocou SMART

Jednou z pomôcok pre dobré definovanie cieľa je technika SMART. Cieľ by mal byť podľa tejto techniky[3]:

  • S – špecifický (specific) – pretože potrebujeme vedieť ČO
  • M – merateľný (measurable) – aby sme boli schopní určit, čo sme dosiahli
  • A – akceptovaný (acceptable) – pre istotu, že všetic relevantí vedia a súhlasia
  • R – realistický (realistic) – aby bolo jasné, že stojíme nohami na zemi
  • T – termínovaný (time-frame) – pretože bez určnia termínu vyššie uvedené stráca zmysel

Niekedy sa ešte pridáva i (integrated) – integrovaný do organizačnej stratégie. Každý z uvažovaných projektových cieľov, vrátane míľnikov a iných priebežných cieľov, by mal byť SMARTi.

„Ciele by mali byť definované tak, aby boli[4]:“

  1. Konkrétne. Čo presne sa budeš snažiť dosiahnuť? Koľko ľudí sa zapojí alebo koľkých ľudí sa to týka? Koľko bude aktivít? Aké konkrétne problémy budú riešené? Aké zručnosti ľudia získajú? Čo sa po projekte v jeho dôsledku zmení? Čo bude vytvorené?
  2. Zložené. Projekt musí byť rozložený na niekoľko cieľov, čo má niekoľko výhod: umožňuje to jednoduchšie plánovanie a kontrolu každého cieľa a celkového potenciálu, ktorý projekt ponúka. Okrem toho, počas hodnotení je jednoduchšie hodnotiť výsledky, ak sú ciele rozpísané. Pomáha to myslieť z hľadiska toho, čo bude dosiahnuté ako priamy výsledok a nepriamy výsledok; z hľadiska vzdelávacích a spoločenských cieľov; cieľov pre inštitúciu a cieľov pre účastníkov atď.
  3. Hodnotiteľné. Čím sú projekty konkrétnejšie, tým ľahšie sa hodnotia. Ak bolo cieľom osloviť 500 ľudí, môžem odhadnúť, koľko ľudí som oslovil, a teda do akej miery sa mi to podarilo, prípadne nepodarilo. Ak som iba chcel osloviť „čo najviac ľudí“, hodnotenie bude oveľa ťažšie a nekonkrétne, pretože vždy sa mi podarí (dúfajme) osloviť aspoň niekoho. Aspoň niektoré ciele by mali byť definované tak, aby boli merateľné.
  4. Časovo ohraničené. Ciele môžu byť časovo rozdelené: krátkodobé, strednodobé a dlhodobé, v závislosti od projektu. Všetky ciele však musia mať v každom prípade presne stanovený čas potrebný na ich dosiahnutie.
  5. Reálne. Možnosti motivácie a posilnenia individuálnych právomocí, ktoré môže projekt so sebou priniesť, nedostanú konkrétnu podobu, ak ciele nie sú dosiahnuteľné. Stanovenie si príliš vysokých cieľov môže vyzerať na papieri dobre, ale vo väčšine prípadov váš „podvod“ vyjde najavo, v každom prípade pri hodnotení. Je lepšie stanoviť si nižšie, konkrétne a dosiahnuteľné ciele, pri ktorých je úspech očividný a pri ktorých dosiahnete viac, ako ste si stanovili.
  6. Flexibilné. Ciele a celý plán projektu sú cvičením v príprave a predvídaní niektorých aktivít smerujúcich k spoločnému zámeru. V momente, ako sa začne realizácia projektu, sú potrebné pravidelné hodnotenia a kontroly, formálne aj neformálne. V ich dôsledku môže byť nevyhnutné urobiť niektoré úpravy, vrátane možného prehodnotenia alebo aktualizovania niektorých cieľov (najmä ak závisia od úspechu tých predchádzajúcich). Flexibilné ciele neznamenajú, že ich môžete stále meniť, ale že v záujme reálnosti a efektívnosti urobíte niektoré zmeny. Ak je hlavným zmyslom plánovanie projektu pomôcť nám nestratiť kontrolu nad projektom, je lepšie urobiť úmyselné zmeny – vedieť zvážiť možné alternatívy – ako byť nútený ich urobiť bez možnosti voľby.
  7. Rozpoznateľné v aktivitách. Ciele nie sú to isté ako aktivity. Predstavujú to, čo chce človek projektom dosiahnuť, dokázať alebo zrealizovať. Odlišujú sa od aktivít v tom zmysle, že aktivity sú spôsobom na dosiahnutie cieľa. Všetky aktivity by mali byť zamerané na dosiahnutie jedného alebo viacerých cieľov. Všetky ciele by mali byť priamo alebo nepriamo identifikovateľné v jednej alebo viacerých aktivitách.

George Doran navrhol v angličtine jednoduché pravidlo pre správnu definíciu míľnikov. Jeho metóda sa nazýva S.M.A.R.T.:[5]

  • Specific (špecifický) definícia míľnikov musí byť špecifická
  • Measurable (merateľný) definuj merateľný indikátor pokroku na ceste k cieľu
  • Assignable (priraditeľný) míľnik ako čiastkový cieľ musí byť priraditeľný niekomu, kto bude zodpovedný za jeho dosiahnutie
  • Realistic (realistický) realisticky definuj, čo sa dá dosiahnuť s danými (rozpočtovanými) zdrojmi a v danom čase
  • Time-related (čas) definuj kedy sa má míľnik dosiahnuť (doba trvania)

Jednotlivý autori sa v definovaní cieľov zhodujú, že ciele by mali byť definované podľa pomôcky SMART. Zhodli sa v tom že, špecifickosť cieľa znamená, že cieľ musí v sebe obsahovať jasné kritéria, podľa ktorých spoznáme, či sa ho organizácii podarilo naplniť alebo nie. Mali by byť unikátne, jedinečné a odlišný od iných projektov. Organizácia si musí na začiatku projektu jasne zadefinované, čo vlastne chce projektom dosiahnuť. Mala by si teda stanoviť kritériá na základe ktorých zistí, či daný projekt bol, resp. nebol úspešný. Aby bolo dosiahnutie cieľov organizácie naplniteľné, mali by sa podľa vyššie uvedených autorov dať kvantifikovať. Každý splniteľný cieľ by mal obsahovať posledný možný termín, ku ktorému by mal byť cieľ dosiahnuteľný. Najúčinnejší spôsob na premeranie cieľa je zakomponovať do plánu konkrétne číslo, aby organizácia vedela posúdiť, či sa daný cieľ podarilo k určenému termínu splniť. Za prijateľnosť cieľa sa podľa niektorých autorov rozumie informovanosť pracovníkov organizácie o realizácii projektu a ich súhlas, že cieľ sa dá naplniť za stanovených podmienok. Iní autori sú zasa toho názoru, že cieľ by mal byť presný, aby sa organizácia vyhla nejednoznačnostiam.

Ciele môžu spĺňať všetky vyššie uvedené náležitosti, ale pokiaľ nebudú aspoň trochu realistické, spôsobia nám väčšiu škodu ako úžitok. Každý cieľ má na nás nejaký efekt. Reálne ciele musia vychádzať z reality, teda z prostredia, systému alebo zo zákazníckych potrieb, a musia byť relevantné vzhľadom na problém, ktorý vznik projektu inicioval. Cieľ by mal byť realistický vzhľadom na dokončenie projektu v danej situácii. Po všetkých uvedených splnených podmienkach cieľa by mal spĺňať poslednú podmienku, mali by byť stanovené v určitom časovom ohraničení cieľových dátumov alebo míľnikov, v ktorých sa očakávajú byť dosiahnuté, resp. naplnené, pričom je tak súčasne možné sledovať aj ich priebežné plnenie. Mala by byť zároveň stanovená časová súvislosť alebo stanovenie presného časového rámca vrátane dátumu ukončenia projektu.

Cieľ má poskytovať odpovede na otázky:

  • Čo potrebuje zmenu?
  • Aká zmena je potrebná?
  • Na koho je zmena zameraná?
  • Kde sa zmena uplatní?
  • Kedy sa zmena uplatní?

Záver

Ciele je potrebné zadefinovať ešte v prípravnej fáze projektu. Od cieľov projektu sa odvíjajú ostané činnosti a aktivity sústredené na naplnenie cieľov. Na základe stanovených cieľov projektu sa realizujú ďalšie kroky potrebné pre naplnenie cieľov.

Ciele môžu spĺňať všetky vyššie uvedené náležitosti, ale pokiaľ nebudú aspoň trochu realistické, spôsobia nám väčšiu škodu ako úžitok. Reálne ciele musia vychádzať z reality, teda z prostredia, systému alebo zo zákazníckych potrieb, a musia byť relevantné vzhľadom na problém, ktorý vznik projektu inicioval. Cieľ by mal byť realistický vzhľadom na dokončenie projektu v danej situácii.

Cieľom práce bolo zadefinovať ciele projektu, analyzovať ciele projektu prostredníctvom pomôcky SMART, popísať typy cieľov projektu a definovať postavenie cieľov v projektovom riadení. Cieľ práce sa mi podarilo naplniť.

[1] Sabol, T. – Macej, P. 2001. Manažment projektov. Košice : TUKE. 2001. 171 s. ISBN 80-225-1776-3. s. 74.

[2] Doležal, J., Máchal, P. Lacko, B. a kol. 2009. Projekoví managenent podla IPMA. Praha : Grada Publishing. 2009. 512 s. ISBN 978-80-247-2848-3. s. 49.

[3] Doležal, J., Máchal, P. Lacko, B. a kol. 2009. Projekoví management podla IPMA. Praha : Grada Publishing. 2009. 512 s. ISBN 978-80-247-2848-3. s.63.

[4] Martineli, S. 2000. T-Kit Projektový manažment. Bratislava : RMS. 2000. 111 s. ISBN 80-969045-7-4. s. 53.

[5] Sabol, T. – Macej, P. 2001. Manažment projektov. Košice : TUKE. 2001. 171 s. ISBN 80-225-1776-3. s. 26.


Pridaj komentár

Štítky: