Manažérska komunikácia je taký typ komunikácie, ktorý sa využíva v organizácií, v podniku, firme. Prejavuje sa zvyčajne vo formálnej podobe. Manažérska komunikácia je súčasťou uskutočňovania pracovných úloh na pracovisku, organizovania, plánovania, motivovania, povzbudzovania i kontroly. Je koordinačným kanálom medzi zamestnancami, manažérmi, vlastníkmi, ale aj verejnosťou. Je obojstranným procesom výmeny informácií, v ktorom obsah komunikácie a spôsob, akým komunikujeme, nezávisí iba od našich zámerov a schopnosti, ale významne aj od toho ako na našu aktivitu reaguje komunikačný partner. Je potrebné rešpektovať účelovosť, zreteľnosť, úplnosť, stručnosť, správnosť a zdvorilosť. V manažérskej praxi komunikácia predstavuje významný nástroj jednotného pochopenia vízie, poslania, cieľov a úloh organizácie. Ide o špecifickú formu sociálnej komunikácie. Je významným predpokladom presného riadenia organizácie, jej útvarov a tímov.

Očakávania manažérov a zamestnancov od komunikácie sú rôzne, tu nastupuje rola manažéra, ktorý by mal pochopiť informačné a komunikačné potreby zo strany zamestnancov. Základným predpokladom úspešnej komunikácie je to, že manažér akceptuješ svoju úlohu odosielateľa a prevezme za komunikáciu osobnú zodpovednosť.

Funkcie manažérskej komunikácie

Základné funkcie manažérskej komunikácie:

  • Informatívna – predpokladá sa, že manažér má schopnosť jasne, jednoducho a zrozumiteľne sformulovať informáciu a dokáže ju efektívne posunúť ďalej.
  • Inštruktážna – manažér musí byť schopný podať informáciu tak, aby zam-nci, ktorým je určená, ju dokázali absorbovať, správne vyhodnotiť, osvojiť si ju a využiť pri výkone svojej pracovnej náplne.
  • Persuázna – manažér musí vedieť presvedčiť svojich podriadených o zmysluplnosti a relevantnosti svojich požiadaviek a tým ich získať na efektívnu spoluprácu. Mal by byť schopný vytvoriť takú atmosféru, aby zam-nci vybudovali vlastný vnútorný súhlas s jeho rozhodnutím a požiadavkami, aktívne a dobrovoľne spolupracovali. Mal by vedieť apelovať na prestavbu názorov, postojov a záujmov zúčastnených strán komunikácie.
  • Motivačná – manažér musí byť zručný v motivovaní zam-ncov, musí vytvoriť také prostredie a pracovnú atmosféru, ktorá pomôže uspokojovať vnútorné ašpirácie, potreby a záujmy zam-ncov a ktoré ich budú stimulovať konať žiaducim spôsobom a odvádzať efektívnu prácu.
  • Kontaktná – schopnosť manažéra vytvárať a udržiavať komunikačný kontakt s partnerom počas celého komunikačného aktu – aj vtedy, keď sa nevyvíja podľa jeho predstáv, je v rozpore s jeho zámerom a situácia sa začne vyvíjať konfliktne.
  • Kontrolná – manažér musí vedieť prostredníctvom komunikácie efektívne podať zam-covi spätnú väzbu o účelnosti jeho vlastného príspevku k tvorbe podnikovej hodnoty.
  • Emotívna – zručnosť manažéra prostredníctvom komunikácie vytvoriť priestor na nasýtenie potrieb sociálneho kontaktu (t.j. možnosť vyjadrenia určitých myšlienok, názorov, pocitov na základe, ktorých sa ľudia v podniku poznávajú, porovnávajú a rozvíjajú si komunikačné zručnosti).
  • Sebapoznávacia – schopnosť sebareflexie manažéra, pretože každý účastník komunikácie prostredníctvom vlastného príspevku do dialógu odráža svoju vlastnú sebadôveru, sebavnímanie.

Omyly v komunikácii

Napriek tomu, že manažéri pracujú s rôznymi typmi ľudí, vplyvom vlastného štýlu riadenia a svojej osobnosti sa často dopúšťajú chýb, ktoré narúšajú proces komunikácie. K najčastejším chybám v komunikácii patria:

  • prikazovanie,
  • vyhrážanie,
  • poskytovanie nežiaducich rád,
  • neurčitosť,
  • zatajovanie informácií,
  • konfrontácia, konflikty,
  • povýšenecké správanie,
  • hranie sa na psychológa,
  • vyhýbanie sa riešeniu problému,
  • sarkastické poznámky.

Krízová komunikácia

  • Vznikom mimoriadnej udalosti sa bežná komunikácia mení na krízovúbkomunikáciu. Do komunikácie vstupujú nové zložky.
  • Komunikácia v čase vzniku mimoriadnej udalosti a najmä v čase od vyhlásenia mimoriadnej situácie je nevyhnutná pre riadiace orgány a záchranné tými v prospech ochrany obyvateľstva.
  • Krízová komunikácia sa stáva významným nástrojom v organizovaní a riadení záchranných prác.
  • Krízová komunikácia sa uskutočňuje v čas, keď je život a zdravie obyvateľstva v ohrození. Musí preto spĺňať náročnejšie kritériá, ako bežná komunikácia
  • V krízovej komunikácii nie je možné šíriť hypotézy, prebrané neoverené informácie a rozhodne sa musí vyhýbať emóciám.
  • Požiadavka je, aby sa informácie o vzniknutej situácii a účinkoch mimoriadnej udalosti nenadhodnocovali, ale ani nepodceňovali a ich reálnosť bola spätne preverená.

Požiadavky na informácie v krízovej komunikácii

  • včasnosť
  • pravdivosť
  • zrozumiteľnosť
  • stručnosť
  • odbornosť
  • prístupnosť
  • rozhodnosť (riadiacich orgánov a veliteľovjednotiek)
  • nepretržitosť (do ukončenia záchranných prác)
  • operatívnosť, pružnosť (pružná reakcia na zmenu
  • vývoja situácie, činností a podobne).

Krízová komunikácia v etape záchranných prác

  • zber informácií a ich overenie
  • zhodnotenie informácií
  • odovzdávanie informácií
  • komunikáciu s nadriadenými
  • komunikáciu v riadiacich orgánoch
  • komunikáciu riadiacich orgánov so záchrannými
  • zložkami a obyvateľstvom v priestore ohrozenia
  • organizovanie a riadenie záchranných prác
  • komunikáciu so súčinnostnými zložkami
  • informovanosť obyvateľstva
  • prácu s médiami.

Počúvanie a načúvanie

Počúvanie a načúvanie predstavuje aktívnu formu komunikácie, ktorá tvorí samostatnú súčasť interpersonálnej komunikácie, ide o prijímanie všetkých dostupných komunikačných znakov, signálov a informácií prostredníctvom zapojenia všetkých zmyslov do komunikačného procesu, najúčinnejšie počúvanie partnera je aktívne načúvanie. Neznamená iba presne zopakovať slová hovoriaceho, ale na základe vlastného pochopenia vyjadriť význam prijatej informácie. Jeho účelom je overiť si vypočutú informáciu, zistiť jej význam a dať partnerovi najavo porozumenie.

Najčastejšou chybou pri aktívnom počúvaní je prerušovanie a skákanie do reči, mlčanie bez pripomienok a prejavov, nasledovanie hovoriaceho partnera, nedodržiavanie očného kontaktu, nereagovanie na výpoveď – je to aj neúcta k hovoriacemu. To spôsobuje, že hovoriaci to vníma ako signál, že poskytuje irelevantné informácie a skončí skôr, ako aj vyjadrí

Interná komunikácia

Vnútorná komunikácia v organizácii je predovšetkým nástrojom, ktorým manažéri ovplyvňujú pracovné postoje, aktivitu a správanie pracovníkov, spoločne s využívaním autority, vhodne zvoleného štýlu vedenia a účinných metód motivácie, či odmeňovania, tým, ako organizácia komunikuje, ako komunikujú jej manažéri, vytvára prostredie na spoluprácu všetkých pracovníkov a priamo ovplyvňuje dosahovanie cieľov a prosperitu organizácie.

Úspešná komunikácia v organizácii predpokladá, okrem pochopenia zákonitostí komunikačného procesu a jeho zvláštností v organizácii, aj vytvorenie podporujúcej komunikačnej atmosféry, vhodné využívanie komunikačných nástrojov a prostriedkov, rešpektovanie zásad efektívnej komunikácie a zdokonaľovanie komunikačných zručností manažérov. Práve poruchy v komunikácii sú často príčinou problémov v medziľudských vzťahoch, v nižšej efektívnosti riadenia a pod.

Úspešná interná komunikácia spája ľudí, ktorí vykonávajú určitú spoločnú činnosť, a tak umožňuje ich vzájomnú interakciu nielen v rámci komunikačného procesu, ale aj po jeho skončení, zabezpečuje prepojenie štruktúr organizácie, účinné riadenie, koordináciu a spätnú väzbu, zabezpečuje prepájanie vzťahov medzi jednotlivými zamestnancami, zamestnancami a manažérom, podnikom a zákazníkmi, podnikom a verejnosťou a umožňuje pružne reagovať na zmeny v prostredí.

Motivačná komunikácia

Má dve zložky:

  • presviedčanie,
  • motivácia

Manažér musí rešpektovať cieľ, ktorý motiváciou sleduje, zmenu v správaní pracovníkov. Dôležitá je pre neho znalosť hodnotových systémov, ktorá môže byť doplnená stimuláciou pracovníka.

Motivovanie pracovníkov patrí k základným činnostiam a aktivitám manažéra.

Informačná komunikácia

Patrí medzi základné typy komunikácie manažéra, obsahom a cieľom jew poskytnúť primerané množstvo a kvalitu informácií súvisiacich s pracovným procesom smerom k podriadeným, spolupracovníkom v rovnakom pracovnom postavení, nadriadeným, ale aj smerom von z podniku.

Manažér plní dve role:

  1. rola prijímateľa, nositeľ a odosielateľ informácií, informácie smerujú k ľuďom bezprostredne spätým s daným problémom,
  2. rola hovorcu, tlmočník určitej inf, odosiela informácie ľuďom, ktorí sú spätí sprostredkovane s pracovným problémom.

Komunikácia upriamená na riešenie pracovných úloh

Viaže sa na štýl riadenia a vedenia ľudí voči svojim spolupracovníkom. Základ tvorí predovšetkým spôsob a implementácia príkazu, kontrola jeho plnenia a vyhodnotenia splnenej alebo nesplnenej pracovnej úlohy. Pri prezentácii a implementácii príkazov je nevyhnutné aby príkaz bol jasný, jednoznačný a zrozumiteľný, aby bol neodvolateľný, aby zohľadňoval možnosti a podmienky realizácie a obsahoval hodnotiaci prvok.

Komunikácia upriamená na získanie informácií

Predstavuje pasívny typ komunikácie postavený na aktívnom počúvaní, analýze a syntéze počútého, bez základného cieľa meniť a modifikovať správanie a konanie ľudí. Od manažéra vyžaduje zručnosť klásť otázky (uzatvorené, sugestívne, otvorené), pružne reagovať v situácii a rýchlo triediť informácie, ktoré sa týkajú najmä organizácie.

Obsahuje tri základné prvky:

  • schopnosť počúvať iných,
  • schopnosť porozumieť tomu, čo iní hovoria a prečo to hovoria,
  • schopnosť zmeniť svoju reakciu v súlade s reakciou toho, kto hovorí.

Spätná väzba

Prostredníctvom spätnej väzby sa spozná, ktorá správa bola skutočne prijatá, ako sa pochopila a aký je ohlas na výsledky. Pochopenie správy má byť v zhode s mieneným významom.

Efektívna spätná väzba by mala byť podávaná tak, aby pomáhala zlepšovať kvalitu a nestať sa osobným útokom. Nemala by sa priamo dotýkať osobnosti pracovníka, ale mala by byť zameraná skôr na jeho prácu. Vo všeobecnosti platí, že čím je spätná väzba rýchlejšia, tým je lepšia. Údaje, ktoré poskytuje, by mali byť vždy spoľahlivé a zrozumiteľné.

Každý, kto niečo robí, potrebuje vedieť, či jeho správanie je, alebo nie je v súlade s predstavami tých, ktorí vysielané informácie sledujú.

Interpersonálna komunikácia

Je typom komunikácie, ktorá sa uskutočňuje pri priamom styku, t.j. tvárou v tvár medzi jednotlivcami alebo skupinami. Je primárnym prostriedkom manažérskej komunikácie.

Aby bol prienik, resp. pochopenie prenášanej informácie čo najväčší (pri efektívnej interpersonálnej komunikácie), musí odosielateľ aj príjemca mať rovnaké vnímanie, potrebu aktívneho počúvania, správnu voľbu verbálneho prejavu, možnosť sledovania neverbálnej komunikácie a overenie si pochopenia parafrázovaním a sumarizáciou.

Komunikácia ako dôležitá manažérska zručnosť

Očakávania manažérov a zamestnancov od komunikácie sú rôzne, tu nastupuje rola manažéra, ktorý by mal pochopiť informačné a komunikačné potreby zo strany zamestnancov. Základným predpokladom úspešnej komunikácie je to, že manažér akceptuješ svoju úlohu odosielateľa a prevezme za komunikáciu osobnú zodpovednosť.

Porady

Základnou kostrou efektívnej vnútornej komunikácie, ktorá je spojená s vedením a riadením ľudí, je systém pravidelných porád, ktorý zabezpečuje prenos informácií zhora nadol, v lepšom prípade aj spätnú väzbu, reakciu na zmeny. Kvalitná interná komunikácia neovplyvňuje iba pracovný výkon, ale tiež reputáciu spoločnosti. Zamestnanec, ktorý poznám smerovanie organizácie, stotožňuje sa s jej hodnotami a cíti, že je pre ňu dôležitý, prenáša svoje pozitívne postoje a pocity na organizáciu a aj na svoje okolie.


Pridaj komentár