Zásobovanie

Zásobovanie je činnosť zameraná na zabezpečovanie požadovaných materiálových vstupov. Zásobovanie zabezpečuje Útvar zásobovania. Medzi hlavné ciele zásobovania patria:

1. Technické ciele – zabezpečenie hmotných vstupov, v požadovanom množstve, v správnom čase a na správne miesto
2. Ekonomické ciele – obstaranie a skladovanie dodatočného množstva potrebných zásob

Zásobovacia činnosť

Medzi hlavné činnosti zásobovania patrí:

• nákup a príjem materiálu
• skladovanie materiálu
• výdaj materiálu

Zásobovacia činnosť je proces, ktorý zahŕňa plánovanie zásob (planning) a nákupnú činnosť (buying).

Plánovanie zásob

Výber materiálu – podnik vychádza z vyrobeného programu, čo bude vyrábať (kvalita, množstvo, dodávateľ, cena). Musí zohľadňovať ekologické hľadisko. Uprednostňuje materiál, ktorý nepoškodzuje životné prostredie.

Plánovanie spotreby materiálu

Plánovanie spotreby materiálu zahŕňa normu spotreby a plán výroby. Norma spotreby je maximálne množstvo materiálu, ktoré podnik môže spotrebovať. Zahŕňa čistý podiel materiálu (látka), odpad technologický (zvyšky látky, nití), ostatný odpad – nemusí vzniknúť; súvisí s organizáciou práce. Môžu byť vyjadrené v naturálnych jednotkách (kg, l, ks) alebo v hodnotových jednotkách (€). Vzorec na výpočet spotreby materiálu: plánovaná spotreba materiálu= norma spotreby na 1 výrobok x plánované množstvo výrobkov.

Plánovanie výšky zásob

Podľa plánu celkovej spotreby materiálu podnik určuje výšku zásob. Rozhoduje sa medzi vysokými a nízkymi zásobami, pričom porovnáva výhody a riziká. Vysoké zásoby pzabezpečujú plynulú výroba, viažu peniaze, náklady, hodnota sa znižuje, môžu vzniknúť straty (vysychajú, kazia sa, zastarajú). Nízke zásoby viažu menej peňazí, nebude zabezpečená plynulá výroba, môžu vzniknúť straty. Optimálna zásoba je taká zásoba, ktorá zabezpečuje plynulú činnosť podniku a sú s ňou spojené, čo najnižšie náklady na obstaranie a skladovanie.

Druhy zásob

1. bežná zásoba je predpokladaná spotreba med dvoma dodávateľmi
   • maximálna zásoba – celá dĺžka dodávkového cyklu
   • priemerná bežná zásoba – polovica dodávkového cyklu
2. poistná zásoba – počet dní, na ktorý by mala zásoba vydržať pri meškaní dodávky; zisťuje sa podľa pravidelnosti dodávok v minulosti
3. technologická zásoba – materiál sa ešte pred použitím spracuje
   • minimálna zásoba: súčet dní poistných a technologických zásob v podniku
   • príležitostná zásoba – zásoba, ktoré podnik obstará od dodávateľa v prípade výhodnej zľavy

Platí vzťah: celková zásoba = priemerná bežná zásoba + poistná zásoba + (technologická zásoba + príležitostná zásoba)

Často kladené otázky a odpovede o zásobovaní

1. Ktoré dimenzie chápania materiálového hospodárstva v podniku poznáme?

Poznáme tri dimenzie materiálového hospodárstva:

• úzke chápanie materiálového hospodárstva (klasická oblasť kompetencií)
• širšie chápanie materiálového hospodárstva (rozšírená kompetenčná oblasť)
• najširšie chápanie materiálového hospodárstva (rozsiahla kompetenčná oblasť)

2. Čo je predmetom zásobovacej činnosti?

Predmet zásobovacej činnosti je diferencovaný podľa typu podniku. Najčastejšie sa stretávame s vymedzením troch skupín predmetov obstarávania:

1. vstupné materiály
2. polovýrobky
3. obchodné tovary

3. Aké základné funkcie plní zásobovanie?

Základné funkcie zásobovania:

• obstarávanie predmetov nákupu na základe zistených potrieb
• zabezpečenie skladovanie obstaraných predmetov

4. Aké náklady súvisia so zásobovaním?

Sú to tieto náklady:

• priame materiálové náklady (ceny surovín, materiálov, polotovarov)
• náklady na viazaný kapitál (kalkulované úroky na cudzí kapitál viazaný v zásobách)
• vlastné náklady procesu zásobovania (mzdy personálu, dopravné náklady, skladovacie náklady, náklady na obchodné rokovania a pod.)

5. Čo rozumieme pod stratégiou zásobovania?

Stratégia zásobovania vychádza z podstaty vzťahov v základnom modeli, ktorý tvoria tri prvky:

• spotrebitelia materiálových vstupov – výrobné pracoviská podniku
• dodávatelia materiálových vstupov
• útvar zásobovania v podniku

6. Aké charakteristiky dimenzií zásobovacej politiky poznáme?

1. cieľové skupiny: dodávatelia, miesta spotreby, útvar zásobovania
2. obchodné roviny – monetárna a vecná
3. stupeň rozvoja
4. scenár aplikácie alebo uplatnenia

7. Aké prvky sa uplatňujú v zásobovacej stratégii?

Prvky zásobovacej stratégie:

1. prvky súvisiace s predmetom nákupu
   • politika množstva
   • politika kvality
   • cenová politika
2. prvky súvisiace so zdrojmi nákupu
   • spôsob dodania
   • počet dodávateľov
   • priestorové rozloženie dodávateľov
3. prvky spojené s tvorbou podmienok nákupu
   • vytváranie dodávateľských vzťahov
   • nákupná reklama
   • nákupné orgány
   • kooperácia pri nákupe

8. Čo je podstatou metódy ABC a aké je jej využitie pri riadení zásob?

Metóda ABC je založená na poznatku, že relatívne malá časť celkového počtu nakupovaných materiálov reprezentuje podstatný objemový (hodnotový) podiel obstarávaných materiálových vstupov. Pomocou tejto metódy sa rozdelia nakupované materiálové vstupy podľa ich relatívneho podielu na celkovej hodnote (prípadne aj množstve) nakupovaných materiálov
na skupiny A, B a C. Táto metóda slúži najmä pre rozhodovanie o spôsobe zaobstarávania.

9. Ako sa postupuje pri inventarizácii zásob?

Počas priebehu inventarizácie sa odporúča:

• určiť zodpovednú osobu za celú inventarizáciu
• uzatvoriť sklad počas inventarizácie
• veľký sklad by sa mal rozdeliť na sektory, v ktorých bude prebiehať inventarizácia
• určiť harmonogram inventarizácie
• na záver inventarizácie treba vypracovať správu, v ktorej uvedieme zistené skutočnosti, najmä zistené nezrovnalosti oproti evidencii

10. Aké informačné zdroje možno využiť pri hľadaní dodávateľov?

Zdroje informácií: telefónne zoznamy podnikov, iné špeciálne zoznamy alebo katalógy podnikov, obchodné časopisy, obchodné komory, asociácie a iné spoločnosti; veľtrhy, výstavy a iné
formy prehliadok tovarov, rôzne ponuky rozosielané poštou, informácie obchodných partnerov, obchodných zástupcov firiem a pod.

11. O čom všetkom rokujeme s dodávateľmi?

Predmetom rokovania sú predovšetkým:

• podmienky stanovenia ceny
• možnosti cenových zliav
• podmienky platby

12. Akú funkciu zohrávajú normy spotreby materiálu pri určovaní potreby materiálových vstupov?

Určovanie potrieb materiálových vstupov predpokladá objektívne normy spotreby materiálu. Norma spotreby, to je za daných technicko-organizačných podmienok výroby maximálne prípustné množstvo spotreby materiálu na výrobu jednotky produkcie stanovenej kvality. Je to miera výrobnej spotreby materiálu.

13. Aké metódy normovania a postupy určovania potrieb materiálu poznáme?

Metódy určovania noriem potreby materiálu sú:

• prepočtovo-analytická metóda určovania noriem potreby materiálu
• skúšobno-experimentálna metóda určovania noriem potreby materiálu
• štatistická metóda určovania noriem potreby materiálu

14. Aký spôsob zadania objednávky považujeme za najlepší?

Najlepším spôsobom zadania objednávky je písomná forma. Písomná objednávka je záväzný dokument, ktorý obsahuje presné údaje o tovare alebo službe – množstvo, kvalitu, cenu, dodaciu lehotu, miesto dodania a ďalšie dohodnuté podmienky. Výhodou je možnosť preukázania obsahu dohody v prípade sporu, eliminácia nedorozumení a právna vymahatelnosť. Okrem klasickej listinnej formy dnes firmy čoraz viac využívajú elektronické objednávky cez e-mail, elektronické systémy či špecializované B2B portály, ktoré zvyšujú rýchlosť a prehľadnosť komunikácie. Písomná forma zároveň zjednodušuje internú evidenciu a kontrolu objednávkového procesu.

15. Čo je to „bod objednávky“ a od čoho závisí jeho určenie?

Bod objednávky predstavuje okamih, kedy je potrebné zadať novú objednávku, aby bol zabezpečený plynulý chod výroby alebo predaja a aby nedošlo k výpadku zásob. Je to teda signálny bod spúšťajúci proces dopĺňania zásob.

Určenie bodu objednávky závisí od viacerých faktorov:

• dĺžka dodacej lehoty (čím dlhšia je, tým skôr musíme objednávať),
• úroveň bezpečnostných zásob (zásoby, ktoré chránia podnik pred výpadkami dodávok alebo neočakávaným nárastom spotreby),
• spotreba materiálu alebo tovaru (priemerná alebo predpokladaná rýchlosť čerpania zásob),
• spoľahlivosť dodávateľa a pravidelnosť dodávok.

Bod objednávky teda určuje optimálny okamih, kedy treba obstarať ďalšie množstvo materiálu alebo tovaru, aby zásoby neklesli pod kritickú úroveň.

16. Z akých úvah vychádzame pri určovaní objemu dodávky?

Pri určovaní objemu dodávky sa berú do úvahy viaceré aspekty:

• Ekonomické hľadisko: veľké dodávky často znamenajú nižšiu jednotkovú cenu (zľavy za množstvo, nižšie náklady na dopravu na kus), avšak môžu zvyšovať náklady na skladovanie. Malé dodávky sú flexibilnejšie, no jednotkové náklady bývajú vyššie.
• Finančné možnosti podniku: schopnosť uhradiť faktúru za dodávku je kľúčová. Niekedy nie je možné nakúpiť veľký objem, aj keď je ekonomicky výhodný, kvôli obmedzenej likvidite.
• Skladové kapacity: objem dodávky musí zodpovedať veľkosti a možnostiam skladu, inak by vznikali problémy s uskladnením.
• Charakter tovaru: pri rýchlo sa kaziacom alebo sezónnom tovare nie je vhodné objednávať príliš veľké množstvo.
• Predpokladaná spotreba alebo dopyt: objem dodávky sa musí prispôsobiť plánovanej výrobe alebo predaju.

Správne určenie objemu dodávky tak predstavuje kompromis medzi úsporami z rozsahu a nákladmi na skladovanie či financovanie.

17. Aké odhadové metódy určovania pohotových zásob poznáme?

Pri odhade pohotových (minimálnych) zásob sa využívajú jednoduché metódy:

• „Pravidlo palca“ (rule of thumb): ide o empirické pravidlo založené na skúsenosti manažérov alebo skladníkov. Pohotové zásoby sa odhadujú podľa historických skúseností, napríklad určité percento z priemernej spotreby.
• Metóda „treba doplniť“: zásoby sa sledujú vizuálne alebo prostredníctvom evidencie a pri dosiahnutí určitej hranice sa uskutoční doplnenie. Ide o intuitívny prístup vhodný pri menej významných položkách alebo tam, kde nie je kritická presnosť.

Tieto metódy sú síce jednoduché a rýchle, ale menej presné než moderné analytické či matematické modely riadenia zásob.

18. Aké ukazovatele hodnotenia úrovne riadenia zásob poznáme?

Na hodnotenie efektívnosti riadenia zásob sa využívajú viaceré ukazovatele:

• Miera obratu zásob (turnover ratio): vyjadruje, koľkokrát sa zásoby v priebehu roka premenia na tržby. Počíta sa ako pomer nákladov na predaný tovar alebo výrobu k priemernej hodnote zásob. Vyššia hodnota znamená rýchlejší obrat a efektívnejšie využívanie kapitálu.
• Rentabilita zásob: vyjadruje ziskovosť zásob – teda do akej miery zásoby prispievajú k dosahovaniu zisku podniku. Ukazuje, či sú zásoby využívané produktívne.

Okrem týchto dvoch možno spomenúť aj priemernú dobu viazanosti zásob, ktorá udáva, koľko dní sú zásoby v priemere uskladnené, či podiel zásob na celkových aktívach, ktorý poukazuje na kapitál viazaný v zásobách.