Zavedenie ERP do podniku

Zavádzanie ERP informačného systému v podniku

Každý podnik, ktorý uvažuje nad zavedením nového alebo zmenou aktuálneho informačného systému, stojí pred množstvom zložitých úloh. V prípade podnikových systémov ERP (Enterprise Resource Planning) ide o strategické rozhodnutie, ktoré zásadne ovplyvňuje efektivitu riadenia podniku. Proces začína rozhodnutím o potrebe zmeny, pokračuje výberom vhodného riešenia a dodávateľa a končí úspešnou implementáciou a prevádzkou systému. Celý postup je možné rozdeliť do nasledujúcich krokov.

Krok 1 – Rozhodnutie o zmene podnikového informačného systému

Tento krok je kľúčový, pretože na jeho základe sa určuje, či vôbec má význam zmenu realizovať. Rozhodnutie sa prijíma na základe analýzy súčasného stavu podniku. Často sa využíva SWOT analýza (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats – silné a slabé stránky, príležitosti a hrozby). Na jej základe sa vyhodnotí, či nový ERP systém prinesie očakávané výsledky. Ak je rozhodnutie pozitívne, stanovuje sa rámcový rozpočet a harmonogram projektu.

Príklad: Výrobný podnik zistí, že jeho starý systém nedokáže efektívne sledovať zásoby a plánovať výrobu. SWOT analýza ukáže, že najväčšou slabinou je zastaraná evidencia, čo vedie k častým meškaniam dodávok. Rozhodnutie preto padne v prospech zavedenia ERP.

Krok 2 – Vytvorenie riešiteľského tímu

Každý projekt potrebuje jasne určený tím. V prípade ERP by mali byť zastúpené všetky kľúčové oddelenia – výroba, účtovníctvo, obchod, logistika, personalistika či IT. Vedúci projektu koordinuje činnosť členov tímu, dohliada na termíny, rozpočet a zabezpečuje komunikáciu s vedením firmy i dodávateľom. Dôležité sú pravidelné porady a dôkladná dokumentácia.

Príklad: V stredne veľkom podniku je vedúcim projektu finančný riaditeľ, pričom členmi tímu sú zástupcovia výroby, obchodu, IT a HR. Každé oddelenie presne definuje svoje požiadavky na nový systém.

Krok 3 – Výber vhodného ERP systému a dodávateľa

Na trhu existujú desiatky ERP riešení. Preto je vhodné rozdeliť výber na dve fázy:

• Hrubý výber: vyberú sa 2–3 systémy, ktoré spĺňajú základné požiadavky podniku.
• Jemný výber: podrobne sa analyzujú vybrané systémy, testujú sa ich funkcionality a hodnotí sa prístup dodávateľov.

Vo väčšine prípadov je nákup hotového systému výhodnejší a spoľahlivejší než vlastný vývoj na mieru, ktorý je nákladný a rizikový.

Príklad: Firma zvažuje ERP od troch dodávateľov – SAP, Microsoft Dynamics a lokálne slovenské riešenie. Po analýze zistí, že pre jej veľkosť a potreby je najvhodnejší lokálny systém, ktorý je flexibilnejší a cenovo dostupnejší.

Krok 4 – Uzavretie zmluvy

Po výbere ERP nasleduje uzavretie zmluvy s dodávateľom. Zmluvy v oblasti IT bývajú komplexné a obsahujú obchodné aj právne záväzky. Definujú rozsah dodávky, harmonogram, cenu, spôsob platby, zodpovednosť strán, riešenie chýb, záručné a servisné podmienky.

Odporúčanie: Do zmluvy je vhodné zakotviť aj servisnú podporu, SLA (Service Level Agreement – dohoda o úrovni služieb) a sankcie za nedodržanie termínov.

Krok 5 – Implementácia ERP systému

Implementácia je najnáročnejšia časť projektu. Obsahuje viacero aktivít:

• analýza požiadaviek a návrh riešenia,
• definovanie komunikačných pravidiel medzi dodávateľom a užívateľmi,
• zaškolenie zamestnancov,
• rozhodnutie o spôsobe prechodu na nový systém (postupne, jednorazovo, paralelne),
• prevod dát zo starého systému,
• nasadenie jednotlivých modulov a spustenie testovacej prevádzky.

Počas testovacej prevádzky sa odhaľujú a odstraňujú chyby. Je dôležité, aby boli zamestnanci zapojení už počas testovania – zvyšuje to šancu úspechu.

Príklad: V logistickej firme sa nový ERP systém nasadzoval modul po module. Najprv skladová evidencia, potom účtovníctvo a napokon riadenie dopravy. Vďaka postupnému prechodu sa minimalizovalo riziko výpadku.

Krok 6 – Prevádzka a údržba systému

Zavedením ERP systémov projekt nekončí. Podnik musí systém priebežne udržiavať a prispôsobovať meniacim sa podmienkam. Dodávateľ poskytuje aktualizácie, podporu a rieši vzniknuté problémy. Údržba môže zahŕňať aj rozširovanie funkcionalít, integráciu s inými systémami a riešenie nečakaných udalostí.

Príklad: Maloobchodná sieť po roku prevádzky rozšírila ERP o modul pre e-shop a online objednávky, pretože sa zmenilo správanie zákazníkov a zvýšil sa dopyt po online nakupovaní.

Zavedenie ERP systému

Zavedenie ERP informačného systému je komplexný proces, ktorý si vyžaduje dôkladnú prípravu, analýzu, koordináciu a dlhodobú spoluprácu s dodávateľom. Správne zvládnutá implementácia prináša podniku vyššiu efektivitu, lepšiu kontrolu nad procesmi a schopnosť rýchlejšie reagovať na zmeny trhu. Naopak, podcenenie prípravy alebo neodborná implementácia môžu viesť k finančným stratám a zníženiu výkonnosti organizácie.

Zdroje a literatúra

[1] BASL J., BLAŽÍČEK R., Podnikové informační systémy : Podnik v informační společnosti, 2., výrazně přeprac. a rozš. vyd., s. 196-209