Manká a škody: daňové a účtovné riešenie

Čo sú manká a škody a prečo na nich záleží

Manko je chýbajúci majetok zistený inventúrou oproti účtovnému stavu (zásoby, hotovosť, dlhodobý majetok), pričom nejde o prirodzený úbytok alebo technologický rozpad v rámci normy. Škoda je znehodnotenie majetku (zničenie, poškodenie) v dôsledku udalosti – od prevádzkovej poruchy cez živel až po krádež. Z pohľadu daní je kľúčové posúdiť príčinu, preukázanie a zavinenie, lebo od nich sa odvíja daňová uznateľnosť nákladov, DPH následky a prípadné regresy voči zodpovedným osobám.

Inventarizácia a dokumentácia: základ obhájiteľnosti

Príprava: interná smernica k inventarizácii (periodicita, zodpovednosti, metódy, kategórie majetku, normy prirodzených úbytkov, spôsob oceňovania a zaokrúhľovania rozdielov).
Fyzická inventúra: spočítanie, váženie, skenovanie; pri hotovosti pokladničná inventúra, pri DM fyzická kontrola existencie a stavu.
Dokladovanie rozdielov: inventúrne súpisy, zápisnice komisie, protokol o škode s opisom udalosti, fotodokumentácia, prípadne policajný protokol či správa poisťovne.
Rozlíšenie charakteru: prirodzený úbytok do normy vs. manko nad normu; prevádzkovo nevyhnutná strata (odpar, rozpráš) vs. krádež, vandalizmus, pochybenie.

Normy prirodzených úbytkov a technologických strát

Normy stanovte pred začiatkom obdobia, primerane druhu zásob (sypké, kvapaliny, chladený tovar ap.) a technologickému procesu. Podkladmi môžu byť technické listy, skúšky, dlhodobé štatistiky. Úbytok do normy je prevádzkový náklad; ak je nad normu, ide už o manko so sprísneným daňovým režimom.

Účtovné zaúčtovanie: princíp bez detailov účtovej osnovy

Manko/škoda: zaúčtovanie na nákladové účty určené pre manká a škody (operatívne zásoby, DM, pokladňa) v ocenení reprodukčnou obstarávacou cenou alebo účtovnou zostatkovou hodnotou (pri DM).
Regresy: súbežné zaúčtovanie pohľadávky voči zodpovednej osobe (zamestnanec, dodávateľ, nájomca) v preukázanej výške; v praxi až do limitov podľa pracovnoprávnych predpisov alebo zmlúv.
Poistné plnenie: po priznaní poisťovne zaúčtované ako ostatný výnos; ak je známe, tvorí sa dočasne pohľadávka voči poisťovni.
Likvidácia zásob alebo DM: protokol o vyradení, ekologická likvidácia, interné nahradenie použiteľných častí – vždy s preukazom hodnoty.

Daňový pohľad: kedy je náklad uznateľný

Uznateľné spravidla: preukázané škody z neovplyvniteľných udalostí (živel, vandalizmus s protokolom, dopravná nehoda bez zavinenia), prirodzené úbytky do normy, technologické straty súvisiace s výkonom činnosti.
Nedaňové spravidla: manká nad normu bez preukázania príčiny, škody vzniknuté zavinením účtovnej jednotky (hrubá nedbanlivosť, neplnenie povinností), zistené pokladničné manká bez zodpovednosti, znehodnotenie z dôvodu expirovaného tovaru pri chýbajúcich postupoch FIFO/expedície.
Regres a poistka: prijaté náhrady (od zamestnanca, dodávateľa, poisťovne) nezvyšujú daňovú uznateľnosť pôvodného nedaňového nákladu, ale vstupujú do výnosov; pri uznateľných škodách znižujú čistú daňovú záťaž.

DPH: úpravy odpočtu a špecifiká

Ak bol pri obstaraní majetku alebo zásob uplatnený odpočet DPH a dôjde k bezodplatnému odňatiu z podnikania (manko, krádež, zničenie), posudzuje sa úprava odpočtu podľa charakteru udalosti a obdobia úpravy (pri DM v rámci tzv. úpravného obdobia). Pri preukázanej živelnej udalosti alebo krádeži s riadnou dokumentáciou môže byť režim miernejší než pri nezistenej príčine.
Pri likvidácii zásob (expirácia, hygienické dôvody) je nutný likvidačný protokol; bez neho hrozí domeranie DPH ako pri bezodplatnom použití.
Ak ide o poistné plnenie, to nie je predmetom DPH; náhrada škody z poistky neovplyvňuje sama osebe DPH na vstupe, ale úpravu odpočtu riešte podľa zániku ekonomického využitia tovaru/majetku.

Hotovosť a ceniny: osobitný režim rizika

Inventúrne manko v pokladni býva daňovo veľmi citlivé. Bez preukázaného zavinenia a regresu voči hmotne zodpovednej osobe sa takéto náklady spravidla neuznávajú. Odporúča sa pokladničný limit, denná uzávierka, duálny podpis pri výbere, náhodné kontroly a pravidlá pre ceniny (stravné lístky, kolkové známky).

Vnútorný kontrolný systém: prevencia pred korekciami

Segregácia povinností: sklad ≠ nákup ≠ účtovníctvo; aspoň dvojstupňové schvaľovanie príjmov/výdajov zo skladu.
FIFO/FEFO v skladoch s exspiráciou; batch/LOT sledovanie pre spätnú dohľadateľnosť.
Fyzické zabezpečenie: kamerové záznamy, plombovanie, cycle counting namiesto jednej ročnej inventúry.
Poistenie: živelné, krádežné, prerušenej prevádzky; nastaviť limity a spoluúčasti podľa rizikového profilu.

Pracovnoprávne a zmluvné súvislosti

Hmotná zodpovednosť zamestnanca: písomné dohody, zverené hodnoty, vyškolenie; limity náhrad podľa právnych predpisov (úmysel vs. nedbanlivosť).
Dodávateľské zmluvy: škody pri preprave (Incoterms), reklamácie, prechod nebezpečenstva škody, dojednania o nadnormatívnych stratách pri kooperácii.
Nájom/patria: škody na prenajatom majetku – jasná atribúcia zodpovednosti a poistenia.

Rozhodovací strom: ako kvalifikovať udalosť

Identifikácia predmetu (zásoby vs. DM vs. finančný majetok) a rozsahu.
Príčina (živel, krádež s protokolom, technologický úbytok, chyba procesu, zavinenie osoby).
Doklady (inventúrna zápisnica, policajný/likvidačný protokol, fotografia, svedecké záznamy).
DPH (bol uplatnený odpočet? je nutná úprava?).
Daň z príjmov (prevádzkový vs. nedaňový náklad; existuje regres/poistka?).
Účtovanie (náklad + pohľadávka voči zodpovednému / poisťovni; prípadné vyradenie DM).

Príklady ilustračných scenárov

Krádež zásob z uzamknutého skladu: policajný protokol, poistné plnenie; DPH – posúdiť úpravu odpočtu; daň z príjmov – obvykle uznateľná škoda pri riadnej dokumentácii, prijaté poistné je výnos.
Manko nad normu pri inventúre maloobchodu: bez preukázania príčiny a zodpovednej osoby – spravidla nedaňový náklad; ak sa preukáže porušenie povinností konkrétneho zamestnanca/dodávateľa, vzniká regresná pohľadávka.
Likvidácia exspirovaných potravín: FEFO proces, likvidačný protokol (hygiena); náklad uznateľný pri preukázanom dodržaní postupov; DPH – riziko domeru pri chýbajúcej dokumentácii.
Havária stroja (DM): zostatková hodnota do nákladov; poistka kryje časť – výnos; DPH – úprava odpočtu podľa úpravného obdobia, ak DM prestáva slúžiť na zdaniteľné plnenia.

Reporting a vplyv na finančné ukazovatele

Hrubá marža: manká zásob priamo znižujú maržu; porovnávajte manká k obratu po prevádzkach.
EBITDA/EBIT: väčšie škody jednorazovo skresľujú výsledok – zvážte interné non-GAAP sledovanie „očistenej“ EBITDA na riadenie.
Cash-flow: poistné plnenie je peňažný príjem; regresy voči zamestnancom sú často dlhé a neisté – konzervatívne tvorby opravných položiek.

Interné smernice: čo by mali obsahovať

Definície manka, škody, prirodzených úbytkov a technologických strát.
Spôsob a periodicita inventarizácie; cycle counting; práva a povinnosti komisie.
Normy úbytkov a metódy ich výpočtu (odborné podklady).
Proces hlásenia škody (časové lehoty, zber dôkazov, nahlásenie polícii/poisťovni).
Regresná politika (limity, spôsob výpočtu náhrady, prepočet na hrubú nedbanlivosť/úmysel).
DPH a daňové postupy pri likvidácii zásob a vyradení majetku.

Najčastejšie chyby a riziká

Normy „ex post“: stanovovanie po inventúre – neobhájiteľné.
Slabá dokumentácia: chýba protokol, fotky, identifikácia šarží; riziko nedaňovosti a domeru DPH.
Nesprávna DPH logika: automatické ponechanie odpočtu pri krádeži bez posúdenia úpravy; opačne, zbytočné samozdaňovanie pri likvidácii.
Neriešené regresy: nevyčíslené alebo právne nevymahatelné náhrady.
Neprimerané manká v retaili: ignorovanie analytického sledovania podľa predajne/smeny/tovaru.

Kontrolný zoznam pred uzávierkou

Máme inventúrne zápisnice a protokoly ku všetkým rozdielom?
Je rozlíšené do normy a nad normu podľa vopred platných noriem?
Sú spracované regresné pohľadávky a nahlásené poistné udalosti?
Je vyhodnotená DPH úprava (zásoby vs. DM) a prípadné úpravné obdobie?
Sú škody správne oceňované (RO cena, zostatková hodnota) a zaúčtované?

Zhrnutie: ako mať manká a škody pod kontrolou

Rozhodujú prevencia (interné normy, kontroly, poistenie), priebežná inventarizácia a dokumentácia. Daňovo-účtovne sa správanie odvíja od preukázania príčiny, zavinenia a vzťahu k zdaniteľnej činnosti. Pri pochybnostiach je bezpečnejšie postupovať konzervatívne: mať protokoly, vyhodnotiť DPH úpravu, vyčísliť regresy a komunikovať s poisťovňou i daňovým poradcom. Správne nastavený systém vie manká a škody nielen zachytiť, ale aj systematicky znižovať ich výskyt a finančný dopad.