Organizačný proces

Organizovanie ako manažérska funkcia

Organizovanie ako manažérska funkcia plní svoje poslanie v integrácii s ostatnými manažérskymi funkciami. V praxi sa zameriava na vytváranie organizačných štruktúr, ktoré sú predpokladom realizácie stanovených cieľov. Keď sú ciele a plány na ich dosiahnutie vypracované, úlohou manažmentu je organizovať ľudí a iné zdroje potrebné na ich splnenie. To znamená, že treba navrhnúť a vypracovať organizačnú štruktúru, ktorá to umožní. V rámci organizovania sa má rozhodnúť, kto práce vykoná, teda určiť, ktorí ľudia budú mať povinnosť prácu urobiť. Zároveň je potrebné dosiahnuť ich koordinované úsilie prostredníctvom usporiadania vzťahov, úloh a právomoci. Organizovanie teda znamená účelné usporiadanie.

Obsah pojmu organizovanie

• je to činnosť vedúceho, smerujúca usporiadať neusporiadané,
• aktivita vedúceho, prostredníctvom ktorej odstraňuje konflikty medzi ľuďmi, ktoré sa týkajú práce a zodpovednosti,
• je to tvorba vhodného prostredia pre kolektívnu prácu a potrebné motivačné prostriedky.

Zmyslom organizovania je utvoriť podmienky na koordinované úsilie pomocou vytvárania štruktúry procesov a štruktúry vzťahov medzi právomocami. Stretávame sa tu s dvoma pojmami: štruktúrou procesov a štruktúrou vzťahov. Pod pojmom vytvárania štruktúry procesov chápeme cieľavedomé úsilie manažérov zamerané na určenie spôsobov, ako majú pracovníci vykonávať dané práce. Štruktúra vzťahov vyjadruje pomerne stabilnú organizačnú štruktúru. Rad odborníkov chápe organizačnú štruktúru ako kostru organizácie poskytujúcu základňu na jej fungovanie.

Činitele organizovania

• deľba práce ako špecifická činnosť a jej zoskupovanie podľa príslušných zásad a kritérií,
• zdroje autority, ktoré sa vytvárajú prostredníctvom aktov formálnej a neformálnej autority. Patria sem výber pracovníkov vhodných pre formálnu autoritu a využívanie neformálnej autority,
• vzťahy, ktoré predstavujú pravidlá pre spoločnú prácu organizovanej skupiny a určujú, kto rozhoduje v konflikte dvoch, ktorí nie sú vo vzťahu nadriadenosti a podriadenosti.

Prostriedky organizačnej práce

• vymedzenie činností nutných k dosiahnutiu stanovených cieľov v podniku,
• prideľovanie úloh pracovníkom,
• zoskupenie činností do skupín,
• určenie vedúcich nad príslušnými skupinami,
• stanovenie právomoci a zodpovednosti,
• delegovanie,
• koordinovanie horizontálnych a vertikálnych vzťahov,
• vytváranie jednotných postupov,
• rozdelenie úloh podľa kvalifikácie,
• synchronizácia na seba nadväzujúcich prác.

Poslanie organizovania

Poslaním organizovania je zaistiť realizáciu stanovených cieľov jednotlivcov, kolektívov a podniku vrátane zvoleného postupu na ich dosiahnutie. Na tento účel sa využívajú procesy racionálnej deľby a vykonávania potrebných činností, čo znamená špecializáciu a efektívne usporiadanie práce.

Proces organizovania

Proces organizovania predstavuje permanentnú analýzu, rozhodovanie a presadenie nejakého problému, čím vytvára jednu z najdôležitejších funkcií manažmentu. Proces organizovania zahŕňa 6 nasledujúcich krokov (1. a 2. predstavujú plánovanie, 3., 4., 5. a 6. organizovanie):

1. Stanovenie cieľov podniku.
2. Formulovanie podporných cieľov, taktík a plánov.
3. Identifikácia a klasifikácia činností potrebných na ich dosiahnutie.
4. Zoskupovanie týchto činností z hľadiska disponibilných ľudských a materiálových zdrojov tak, aby ich bolo možné čo najlepšie za daných okolností vykonávať.
5. Delegovanie potrebných právomocí pre vedúcich skupín na vykonávanie daných činností.
6. Horizontálne a vertikálne prepojenie týchto skupín pomocou vzťahov podriadenosti a nadriadenosti a pomocou informačných tokov.

Na organizovanie nadväzujú ostatné funkcie manažmentu (personalistika, vedenie, kontrolovanie).

Organizácia ako prostriedok

Organizácia je prostriedkom, ako v organizačných jednotkách (podnikoch, závodoch, dielňach) využívať základné a obehové fondy, pracovné predmety a ľudí v záujme prosperity. Môžeme uviesť, že organizácia je vlastne kontrolovaná štruktúra najefektívnejšieho využitia vzťahu riadenia – práce – pracovných prostriedkov – pracovných predmetov – finančných zdrojov a hospodárskych výsledkov.

Organizácia ako funkcia manažmentu predstavuje proces rozhodovania a presadzovania prijatých rozhodnutí, výsledkom ktorého je viac-menej formálne usporiadanie (štruktúra). Tá slúži ako prostriedok (inštrument) na čo možno trvalé riešenie problémov systému (inštitúcie).

Dimenzie organizačnej štruktúry

Na charakterizovanie a analyzovanie špecifík organizačných štruktúr možno použiť tri organizačné dimenzie:

• Stupeň formalizácie
• Stupeň centralizácie
• Stupeň zložitosti

Stupeň formalizácie vysvetľuje, do akej miery sú špecifikované písomne vypracované a vynucované očakávané prostriedky a výsledky práce. Organizačnú štruktúru považujeme za vysoko formalizovanú, ak zahŕňa pravidlá a postupy určujúce, čo má každý jednotlivec robiť.

Stupeň centralizácie sa týka spôsobov delegovania právomoci na rozhodovanie a vykonávanie prác v rámci organizácie. Odráža to, aké majú rozhodnutia pre organizáciu význam. Právomoci vykonávať rutinné rozhodnutia bývajú delegované (decentralizované) na nižšej úrovni riadenia, zatiaľ čo právomoci pre strategické rozhodnutia bývajú centralizované na úrovni vrcholového manažmentu.

Stupeň zložitosti je výsledkom deľby práce a vytvárania oddelení. Závisí od počtu špecifikovaných prác a od počtu organizačných jednotiek, resp. delení. Základná myšlienka spočíva v tom, že náročnosť manažérskej práce stúpa s počtom rozličných druhov prác a s počtom organizačných jednotiek.

Stupeň zložitosti úzko súvisí s diferenciáciou prác a organizačných jednotiek, preto sa niekedy namiesto stupňa zložitosti používa pojem stupeň diferenciácie. Môže ísť o horizontálnu diferenciáciu, ktorou sa označuje počet odlišných prác na jednom stupni riadenia. Analogicky sa niekedy pojmom vertikálna diferenciácia označuje počet stupňov riadenia.

Uvedené tri dimenzie nie sú od seba závislé. Organizácia môže byť slabo alebo silne formalizovaná, decentralizovaná alebo silne centralizovaná a málo alebo veľmi zložitá. Stupeň formalizácie, centralizácie a zložitosti môžu manažéri ovplyvniť svojimi rozhodnutiami o deľbe práce, delegovaní právomoci, charaktere a veľkosti organizačných jednotiek.

Základné koncepcie organizácie

Poznáme dve základné koncepcie organizácie:

1. tradičná (mechanická) organizácia – líniová, štábna, funkcionálna, divizionálna štruktúra,
2. pružná (organická) organizácia – projektová, maticová štruktúra.

Tradičná koncepcia organizácie

Objavuje sa v starších prístupoch v teórii organizácie a v teóriách riadenia. Kladie sa dôraz na formálne črty a na formalizačné tendencie, na disciplínu, podriadenie sa ústrednému mocenskému miestu a na definovanie organizačných cieľov.

Základné črty tradičnej (mechanickej) koncepcie organizácie

1. Problémy a úlohy podniku ako celku sú rozdelené na funkčne členené úlohy, ktoré sú diferencované podľa špecializácie.
2. Abstraktná podstata každej jednotlivej úlohy je často odlišná od cieľov podniku ako celku; funkční špecialisti sa viac sústreďujú na technické vylepšenia než na plnenie podnikových cieľov.
3. Zodpovednosť bezprostredných vedúcich na každej hierarchickej úrovni za určené a delegované výkony.
4. Starostlivá definícia práv, povinností a pracovného postupu v každej funkcii.
5. Transformácia práv, povinností a pracovných postupov v primeranej zodpovednosti funkčných miest.
6. Dôraz na hierarchickú štruktúru riadenia, formálnu autoritu a formálnu komunikáciu.
7. Posilnenie hierarchickej štruktúry tým, že vedomosti a informácie sú sústredené najmä na vrchol organizačnej pyramídy.
8. Tendencie k integrácii členov organizácie a ich konaniu po vertikále.
9. Tendencie riadiť činnosť ľudí najmä prostredníctvom smerníc, inštrukcií a rozhodnutí vedúcich.
10. Dôraz na lojalitu k podniku a poslušnosť ako podmienku členstva a príslušnosti k organizácii.
11. Väčšia dôležitosť sa prisudzuje interným vedomostiam, skúsenostiam a zručnostiam než všeobecným.

Pružná (organická) koncepcia organizácie

Presadzuje sa zatiaľ pomalšie a skúma sa viac v teórii; prax uplatňuje len niektoré jej myšlienky, a to skôr čiastkovo.

Črty pružnej koncepcie organizácie

1. Kontribučná podstata vedomostí a skúseností – každý prispieva podľa svojich najlepších možností.
2. Skutočnou podstatou úlohy jednotlivca je časť celkovej situácie inštitúcie.
3. Úlohy jednotlivcov sú v interakcii s ostatnými neustále prispôsobované a redefinované.
4. Nakladanie so zodpovednosťou ako s obmedzeným rozsahom práv, povinností a metód – problém sa nesmie presúvať na niekoho iného.
5. Rozšírenie cieľov inštitúcie za hranice oficiálnej definície.
6. Sieťová štruktúra operatívneho riadenia, autority (moci) a komunikácie.
7. Najvyššie vedomosti sa už nesústreďujú len na vrcholnej úrovni inštitúcie.
8. Komunikovanie medzi pracovníkmi rôznych úrovní sa podobá skôr konzultácii než prikazovaniu.
9. Komunikácia obsahuje skôr informácie a rady než záväzné inštrukcie a direktívne rozhodnutia.
10. Viac sa hodnotí zviazanosť s úlohami organizácie.
11. Dôležitosť a prestíž sú prisudzované afiláciám a expertíze.