Kto môže viesť jednoduché účtovníctvo

Čo je jednoduché účtovníctvo a prečo existuje

Jednoduché účtovníctvo (JÚ) je historicky zjednodušený systém účtovania založený na peňažnom princípe – primárne sleduje príjmy a výdavky, a popri tom eviduje majetok a záväzky. V slovenskej praxi sa JÚ používa už len v obmedzenom rozsahu, najmä pre vybrané neziskové subjekty a špecifické právne formy, kde náklady na plnohodnotné podvojné účtovníctvo (PÚ) neprimerane prevyšujú prínos. Cieľom je administratívna primeranosť, zachovanie prehľadu o peňažných tokoch a transparentnosť voči členom a verejnosti.

Kto spravidla môže viesť jednoduché účtovníctvo

Konkrétny okruh subjektov určuje zákon o účtovníctve a súvisiace osobitné predpisy. V praxi JÚ typicky vedú alebo môžu viesť najmä tieto subjekty (ak spĺňajú zákonné podmienky):

Občianske združenia a ich organizačné jednotky, ktoré majú vlastnú právnu subjektivitu a hospodária s členskými príspevkami a darovanými zdrojmi.
Spoločenstvá vlastníkov bytov a nebytových priestorov (SVB) a obdobné formy správy domu, kde je dôležitý prehľad o fonde opráv, úhradách a drobnej prevádzke.
Cirkvi a náboženské spoločnosti a nimi zriadené organizácie, pokiaľ im osobitné predpisy umožňujú viesť JÚ.
Niektoré pozemkové spoločenstvá a ďalšie špecifické neziskové formy, ak to ich osobitný zákon pripúšťa.

Poznámka: Presný výpočet subjektov a výnimiek závisí od aktuálneho znenia legislatívy. Viaceré kategórie neziskových subjektov (napr. nadácie, neziskové organizácie poskytujúce všeobecne prospešné služby) sú často povinné viesť podvojné účtovníctvo; pri týchto formách býva JÚ vylúčené. Pred rozhodnutím je vždy potrebné overiť najnovšie znenie zákona o účtovníctve a osobitných predpisov.

Kto spravidla nemôže viesť jednoduché účtovníctvo

Obchodné spoločnosti a družstvá (s.r.o., a.s., k.s., v.o.s., družstvo) – majú povinnosť viesť PÚ.
Väčšina podnikateľov – fyzických osôb v SR už JÚ nevyužíva; pre zdanenie môžu viesť daňovú evidenciu alebo účtovať v PÚ, prípadne uplatniť paušálne výdavky podľa zákona o dani z príjmov.
Subjekty s povinným auditom a subjekty, ktorým osobitné predpisy ukladajú PÚ (napr. vybrané regulované subjekty, prijímatelia významných dotácií či grantov s PÚ podmienkou).

Rozhodovacie kritériá: kedy dáva JÚ zmysel

Aj keď právna forma JÚ umožňuje, zohľadnite:

Veľkosť a komplexnosť operácií: ak rastie počet transakcií, projektov a zmlúv, PÚ poskytne lepší manažérsky obraz (náklady vs. výnosy, akruálny princíp).
Granty a dotácie: mnohé grantové schémy vyžadujú nákladové členenie a akruálne preukazovanie – to je komfortnejšie v PÚ.
Požiadavky partnerov a banky: veritelia a donori často preferujú výkazy z PÚ.
Kapacitné možnosti: JÚ je administratívne jednoduchšie, ak však už musíte pripravovať akruálne reporty, dvojkoľajnosť môže byť nákladná.

Obsah jednoduchého účtovníctva: čo musíte viesť

JÚ je postavené na evidencii peňažných tokov a základných stavov majetku a záväzkov. Typické knihy a evidencie:

Peňažný denník – priebežné účtovanie príjmov a výdavkov v hotovosti a na bankových účtoch.
Kniha pohľadávok a kniha záväzkov – evidencia splatností, vyrovnania a storní.
Pokladničná kniha – detailné vedenie hotovostných operácií.
Bankové výpisy – zosúlaďovanie a účtovanie bankových pohybov (reconciliácia).
Evidencia dlhodobého majetku – obstarávacia cena, technické zhodnotenie a odpisy (v JÚ daňové odpisy); inventarizácia.
Evidencia zásob – spôsob obstarania, úbytky, inventúry (ak sú zásoby významné).

Účtovná závierka v JÚ

Subjekty účtujúce v JÚ zostavujú účtovnú závierku prispôsobenú peňažnému princípu, ktorá spravidla zahŕňa:

Výkaz o príjmoch a výdavkoch – súhrn peňažných tokov podľa tried (členenie príjmov a výdavkov).
Výkaz o majetku a záväzkoch – stavové položky k rozvahovému dňu.
Prílohu/poznámky – vysvetlenie významných skutočností, použitých postupov a udalostí po rozvahovom dni (ak to predpis vyžaduje).

Formáty a lehoty ukladania do registra účtovných závierok sa riadia aktuálnymi predpismi; pre neziskové subjekty môžu existovať osobitné vzory výkazov.

Prechod medzi JÚ a PÚ: kedy a ako

Dobrovoľný prechod na PÚ: subjekt sa môže rozhodnúť pre PÚ z dôvodu lepšieho manažérskeho riadenia alebo požiadaviek donorov/partnerov.
Povinný prechod: ak sa zmení právna forma alebo vznikne zákonná povinnosť (napr. registrácia ako obchodná spoločnosť), JÚ už nie je prípustné.
Technika prechodu: vyžaduje otváraciu súvahu v PÚ, prevod evidencií, zladenie odpisov a inventarizáciu. Je vhodné plánovať prechod k začiatku účtovného obdobia.

Jednoduché účtovníctvo vs. daňová evidencia podnikateľa

V slovenskom daňovom systéme si fyzické osoby – podnikatelia obvykle volia medzi:

Daňovou evidenciou (podľa zákona o dani z príjmov) – evidencia príjmov a výdavkov, majetku, záväzkov a zásob na účely dane z príjmov.
Podvojným účtovníctvom – plnohodnotné účtovanie na akruálnej báze.
Paušálnymi výdavkami – percentom z príjmov do zákonného limitu (bez evidencie skutočných výdavkov), pri splnení podmienok.

Jednoduché účtovníctvo ako systém pre podnikateľov – fyzické osoby sa v súčasnosti štandardne neuplatňuje; namiesto neho sa používa daňová evidencia alebo PÚ.

Výhody a nevýhody jednoduchého účtovníctva

Aspekt	Výhody JÚ	Limity JÚ
Administratíva	Nižšia zložitosť, menej účtovných tried	Menej analytiky a manažérskych prehľadov
Cash pohľad	Silný dôraz na likviditu a priebeh platieb	Slabšia väzba výnosov na náklady (akruálne väzby chýbajú)
Granty a reporting	Stačí tam, kde stačí cash-based preukazovanie	Obmedzenia pri nákladovom a projektovom reportingu
Rast a komplexnosť	Vhodné pre menšie subjekty s jednoduchými tokmi	Pri raste skôr prekážka – potreba PÚ

Minimálne povinnosti a „dobré zvyky“ pri vedení JÚ

Inventarizácia majetku a záväzkov k rozvahovému dňu – fyzická a dokladová.
Interné smernice – pokladničná disciplína, obeh dokladov, podpisové práva, limitné schvaľovanie, drobný a dlhodobý majetok.
Preukázateľnosť – doklady musia spĺňať náležitosti a byť čitateľné, archivácia podľa zákonných lehôt.
Oddelenie funkcií – aj v malých subjektoch je vhodné oddeliť účtovanie a schvaľovanie platieb.

Najčastejšie chyby a riziká v JÚ

Zámeny hotovostných a bezhotovostných platieb – chýbajúce zosúladenia pokladne a banky.
Neúplné knihy pohľadávok a záväzkov – riziko straty prehľadu o splatnostiach a zmluvných záväzkoch.
Nesprávne odpisovanie majetku – v JÚ sa uplatňujú daňové odpisy; časté chyby pri technickom zhodnotení vs. oprave.
Nekonzistentné interné smernice – chýbajúce limity, podpisové vzory, postupy inventúr.

Úloha účtovníka a kontroly v JÚ

Hoci JÚ je jednoduchšie, odporúča sa:

Profesionálne vedenie účtovníctva – interný účtovník alebo externá účtovná firma so znalosťou neziskovej agendy a grantových pravidiel.
Pravidelná kontrola – mesačné/kvartálne uzávierky, bankové a pokladničné zosúladenia, kontrola splatností.
Transparentnosť voči členom – pre neziskové subjekty sú dôležité prehľadné reporty o využití príspevkov a dotácií.

Praktický postup: ako si overiť oprávnenie viesť JÚ

Identifikujte právnu formu (OZ, SVB, cirkevná organizácia, pozemkové spoločenstvo atď.).
Skontrolujte aktuálne znenie zákona o účtovníctve a osobitných predpisov pre vašu formu – či explicitne umožňujú JÚ.
Zhodnoťte požiadavky donorov/partnerov – nevyžadujú PÚ?
Porovnajte náklady a prínosy – potreba projektového/nákladového reportingu môže vyžadovať PÚ.
Pripravte interné smernice a nastavte účtovné knihy a evidencie v súlade s JÚ.

JÚ ako primerané riešenie pre špecifické subjekty

Jednoduché účtovníctvo je v SR určené najmä pre vybrané neziskové a špecifické subjekty, ktorým poskytuje primeranú administratívnu záťaž a dostatočnú transparentnosť peňažných tokov. Pre podnikateľov a väčšinu právnických osôb je štandardom podvojné účtovníctvo alebo (u živnostníkov) daňová evidencia. Kľúčové je vychádzať z aktuálne platnej legislatívy, zvážiť požiadavky partnerov a nastaviť interné pravidlá tak, aby účtovníctvo bolo preukázateľné, transparentné a užitočné pre rozhodovanie.