Komunikácia a informácie

Komunikácia – všeobecné vymedzenie

Komunikácia je obojsmerný proces výmeny informácií medzi jednotlivcami alebo skupinami. Jej cieľom je dorozumieť sa, vytvárať porozumenie, vzťahy a koordinovať činnosti. Vývoj komunikačných modelov prešiel od jednoduchého lineárneho prístupu k interakčnému a transakčnému modelu, ktoré lepšie zohľadňujú spätnú väzbu a dynamiku výmeny informácií.

Modely komunikácie

• Lineárny model: jednosmerné odosielanie informácie od vysielateľa k prijímateľovi bez spätnej väzby.
• Interakčný model: dopĺňa spätnú väzbu – komunikácia je obojsmerná.
• Transakčný model: najmodernejší – obaja účastníci sú súčasne vysielateľmi aj prijímateľmi. Obsahuje axiómy ako:
  • Nemožno nekomunikovať.
  • Každá komunikácia má obsah a vzťah.
  • Komunikácia je historicky podmienená a kontinuálna.
  • Komunikácia môže byť symetrická alebo komplementárna.

Stiahnite si súbor Štátnice – Manažment – 03 – 10 – Komunikácia a informácie (PDF).

Komunikácia v organizácii

Organizácie sú komunikujúce systémy, ktoré spracovávajú a distribuujú informácie v rámci vnútorného prostredia aj navonok. Komunikácia v organizácii môže byť:

• Vnútroorganizačná – medzi zamestnancami a manažérmi.
• Medziorganizačná – napr. s dodávateľmi, partnermi.
• Externá – s verejnosťou, médiami.

Funkcie organizačnej komunikácie

• Príkazová funkcia: slúži na riadenie, prenos príkazov, inštrukcií, rozhodnutí.
• Vzťahová funkcia: posilňuje pozitívnu klímu, motiváciu, identifikáciu s cieľmi.
• Funkcia znižovania neurčitosti: zabezpečuje dostupnosť relevantných informácií pre rozhodovanie.

Základné formy komunikácie

Verbálna komunikácia

Vyjadrovanie prostredníctvom slov (ústne aj písomné). Slová nesú formálny (denotatívny) aj emocionálny (konotatívny) význam. Výhodou verbálnej komunikácie je možnosť vyjadriť zložité a abstraktné obsahy.

Paraverbálna komunikácia

Súčasť rečového prejavu – spôsob ako niečo hovoríme. Sleduje sa výška hlasu, tempo, zafarbenie hlasu, intonácia. Dôležitá pre dôveryhodnosť a emocionálny náboj.

Neverbálna komunikácia

• Mimika: výrazy tváre, oči, zrenice – spontánne prejavy emócií.
• Gestika: pohyby rúk, nôh, tela – dopĺňajú verbálnu komunikáciu.
• Postika: postoj tela, držanie – vyjadruje vzťah ku komunikácii a partnerovi.
• Proxemika: osobný priestor – vzdialenosť medzi komunikujúcimi závisí od vzťahu.
• Ďalšie prvky: haptika (dotyky), vzhľad, časové správanie (dochvíľnosť).

Úloha informácií v organizácii

Informácie sú nevyhnutné pre plnenie úloh a rozhodovanie. Musia byť:

• dostupné včas,
• zrozumiteľné,
• dôveryhodné a relevantné.

Príliš veľa informácií však spôsobuje presýtenie – pozornosť klesá, dochádza k strate a deformácii obsahu.

Informačné kanály v organizácii

Formálne kanály:

Sú vytvorené vedením a kopírujú organizačnú štruktúru. Informácie môžu prúdiť vertikálne (zhora-nadol, zdola-nahor) aj horizontálne (medzi oddeleniami).

Neformálne kanály:

Vznikajú spontánne, šíria sa cez ne fámy. Problém nastáva, ak sú neformálne kanály náhradou za nefunkčné oficiálne. Informácie sa skresľujú (sploštenie, dramatizácia, prispôsobenie).

Efektívna komunikácia v organizácii

• vybudovanie spoľahlivej komunikačnej siete,
• eliminácia šumov (rušivých vplyvov),
• spätná väzba,
• výcvik komunikačných zručností,
• správne používanie ústnej a písomnej formy komunikácie.

Typológia informácií

Informácie v organizácii sa delia podľa dostupnosti na:

• Nevyhnutné informácie: musia byť dostupné všetkým zainteresovaným.
• Informácie s obmedzenou dostupnosťou: len pre určené osoby (dôverné, strategické).
• Ostatné informácie: širšie dostupné, relevantné podľa potreby.

Stiahnite si súbor Štátnice – Manažment – 03 – 10 – Komunikácia a informácie (PDF).