Firma obchoduje so štátom: Kedy potrebuje zápis do RPVS?
Obchod so štátom sám osebe nestačí
Povinnosť sa neposudzuje podľa názvu zákazníka ani podľa toho, či sa zmluva neformálne označuje ako štátna zákazka. Zákon č. 315/2016 Z. z. pracuje s presnou definíciou partnera verejného sektora. Zahŕňa najmä osoby prijímajúce peňažné prostriedky alebo majetok od štátu, obce, vyššieho územného celku a ďalších subjektov verejného sektora, ako aj zmluvných partnerov vo verejnom obstarávaní.
Do rozsahu zákona môžu patriť aj príjemcovia dotácií, štátnej alebo investičnej pomoci, poskytovatelia zdravotnej starostlivosti, osoby nadobúdajúce pohľadávku voči verejnému sektoru a držitelia niektorých verejných licencií. Každá skupina má vlastné podmienky a pri niektorých prípadoch zákon pracuje s osobitným režimom.
Najprv preto treba určiť konkrétny právny vzťah, nie iba verejný charakter obchodného partnera. Bežný nákup služby od verejného podniku môže byť posúdený inak než dodávka pre ten istý podnik vysúťažená vo verejnom obstarávaní. Rozdiel môže rozhodnúť o tom, či firma vôbec vstupuje do režimu RPVS.
Rozhodujú štyri podmienky
Praktické posúdenie možno rozdeliť do štyroch nadväzujúcich otázok. Ak firma preskočí čo i len jednu z nich, môže dôjsť k nesprávnemu záveru aj pri správne vypočítanej hodnote zmluvy.
| P. č. | Podmienka | Čo treba konkrétne vyhodnotiť | Praktický dôsledok |
|---|---|---|---|
| 1.1 | Subjekt – príjemca plnenia | Kto prijíma peniaze, majetok alebo iné právo a v akom postavení vystupuje v posudzovanom vzťahu. | Určí sa osoba, pri ktorej sa posudzuje možné postavenie partnera verejného sektora. |
| 1.2 | Subjekt – zákonná kategória | Či príjemca patrí medzi osoby, ktoré môže zákon pri danom type plnenia považovať za partnera verejného sektora. | Nie každý dodávateľ alebo príjemca verejných zdrojov patrí automaticky do režimu RPVS. |
| 2.1 | Vzťah – pôvod plnenia | Kto plnenie poskytuje, z akého zdroja pochádza a či ide o peniaze, majetok, majetkové právo alebo inú hodnotu. | Verejný charakter obchodného partnera sám osebe ešte povinnosť zápisu nevytvára. |
| 2.2 | Vzťah – právny dôvod | Či ide napríklad o verejné obstarávanie, dotáciu, verejný majetok, zdravotnú starostlivosť alebo iný zákonný vzťah. | Právny dôvod plnenia rozhoduje, či sa konkrétny obchod posudzuje podľa zákona o RPVS. |
| 3.1 | Limit – povaha a hodnota | Hodnotu bez DPH, dohodnutý zmluvný rámec a to, či ide o jednorazové alebo opakujúce sa plnenie. | Podľa povahy a hodnoty plnenia sa použije príslušný finančný limit. |
| 3.2 | Limit – fakturácia a obdobie | Či faktúry predstavujú splátky jednej známej ceny alebo samostatné opakované plnenia a za aké obdobie sa sčítavajú. | Rozdelenie jednej ceny na viac faktúr samo osebe nemení povahu plnenia ani výsledok testu. |
| 4.1 | Výnimka – subjekt | Či sa na konkrétneho príjemcu vzhľadom na jeho postavenie vzťahuje zákonné vylúčenie z režimu RPVS. | Subjektová výnimka môže odstrániť povinnosť zápisu aj po splnení ostatných podmienok. |
| 4.2 | Výnimka – vzťah alebo plnenie | Či zákon vylučuje posudzovaný právny vzťah, druh plnenia alebo inú konkrétnu okolnosť prípadu. | Výnimka sa musí priradiť k presnému prípadu; nemožno ju prenášať na iný obchod iba podľa podobnosti. |
Tieto otázky treba vyhodnotiť spolu. Nestačí napríklad zistiť, že zmluvnou stranou je obec a cena presahuje 100 000 eur. Ešte treba rozlíšiť druh plnenia, spôsob jeho poskytovania a prípadnú výnimku. Rovnako nemožno automaticky usúdiť, že podlimitná faktúra znamená podlimitnú zmluvu.
Finančný limit sa nečíta z jednej faktúry
Pri jednorazovom plnení je rozhodujúca suma prevyšujúca 100 000 eur. Pri viacerých čiastkových alebo opakujúcich sa plneniach zo zmluvy zákon pracuje s úhrnnou sumou prevyšujúcou 250 000 eur za kalendárny rok. Hodnota sa posudzuje bez dane z pridanej hodnoty.
Jednorazové plnenie sa nestane opakujúcim iba preto, že sa cena zaplatí vo viacerých splátkach alebo faktúrach. Ak je celková cena za jeden výsledok vopred známa, rozhodujúca môže byť celá hodnota. Pri skutočne opakujúcom sa plnení, napríklad pri dlhodobom nájme alebo pravidelne poskytovanej službe, sa naopak sleduje súčet plnení v príslušnom období.
Krátky príklad: firma uzavrie so štátnou organizáciou zmluvu na dodanie jedného informačného systému za 120 000 eur bez DPH, pričom cenu vyfakturuje v dvanástich splátkach. Rozdelenie ceny nemení plnenie na opakujúce sa. Celková hodnota prevyšuje hranicu pre jednorazové plnenie, preto treba preveriť povinnosť zápisu.
Ak zo zmluvy nemožno vopred určiť celkovú hodnotu, povinnosť môže vzniknúť pred prijatím platby, ktorou sa limit prekročí. Pri rámcovej dohode s určeným maximálnym objemom však nemožno čakať iba na reálne vyčerpanie celej sumy. Podstatné môže byť už právo na plnenie nad zákonnou hranicou.
Kedy musí byť firma zapísaná?
Načasovanie závisí od typu právneho vzťahu. Vo verejnom obstarávaní nesmie verejný obstarávateľ uzavrieť zmluvu s uchádzačom, ktorý má povinnosť byť v RPVS a zapísaný nie je. Pri neurčitej výške opakovaného plnenia treba zápis vyriešiť ešte pred prijatím plnenia, ktorým sa zákonný limit prekročí.
Ak je z pripravovanej zmluvy zrejmé, že podmienky budú splnené, zápis do RPVS je vhodné začať riešiť s predstihom. Posúdenie vlastníckej a riadiacej štruktúry môže byť pri holdingoch, zahraničných vlastníkoch alebo zvereneckých štruktúrach časovo náročnejšie než samotné elektronické podanie.
Zápis musí trvať počas obdobia, v ktorom firma z daného právneho vzťahu prijíma verejné prostriedky alebo nadobúda majetkové práva. Nestačí preto skontrolovať register iba pri podpise zmluvy. Povinnosti pokračujú aj počas jej plnenia a môžu sa obnoviť pri zmene údajov alebo pri ďalšej verifikačnej udalosti.
Firma sa do registra nezapisuje sama
Návrh na zápis nepodáva partner verejného sektora vo vlastnom mene. Musí si vybrať oprávnenú osobu, ktorou môže byť advokát, notár, banka alebo pobočka zahraničnej banky, audítor či daňový poradca so sídlom alebo miestom podnikania na Slovensku. S oprávnenou osobou uzavrie písomnú dohodu.
Oprávnená osoba identifikuje konečného užívateľa výhod, preskúma vlastnícku a riadiacu štruktúru a vypracuje verifikačný dokument. Nestačí mechanicky prepísať spoločníkov z obchodného registra. Rozhodujúce je, ktorá fyzická osoba má zo spoločnosti skutočný prospech alebo nad ňou vykonáva faktickú kontrolu.
Povinnosť sa nekončí prvým zápisom. Identifikácia konečného užívateľa výhod sa overuje pri zákonom určených udalostiach, okrem iného k 31. decembru a v súvislosti s vybranými zmluvnými alebo platobnými situáciami. Ak sa zmenia údaje o konečnom užívateľovi výhod, firma musí bezodkladne informovať oprávnenú osobu, ktorá zabezpečí príslušnú zmenu v registri.
Povinnosť môže dopadnúť aj na subdodávateľa
RPVS sa netýka iba firmy, ktorá podpísala zmluvu priamo so štátom. Partnerom verejného sektora môže byť aj subdodávateľ v ktoromkoľvek článku dodávateľského reťazca, ak vie alebo má vzhľadom na okolnosti vedieť, že jeho plnenie súvisí so zmluvou medzi hlavným dodávateľom a verejným sektorom.
Aj pri subdodávateľovi sa posudzujú finančné limity. Dodávka stavebného materiálu určeného pre konkrétnu verejnú stavbu bude spravidla čitateľnejšia než bežný predaj techniky odberateľovi, ktorý ju neskôr bez vedomia predajcu dodá ministerstvu. Rozhodujú konkrétne okolnosti, účel dodávky a informácie, ktoré mal subdodávateľ k dispozícii.
Hlavný dodávateľ by preto mal mapovať aj kritických subdodávateľov a zmluvne si zabezpečiť ich súčinnosť. Chýbajúci povinný zápis v dodávateľskom reťazci môže ohroziť uzavretie alebo plnenie verejnej zákazky, hoci samotný hlavný dodávateľ je v registri uvedený správne.
Nezápis neznamená automaticky neplatnú zmluvu
Následky porušenia povinností treba opisovať presne. Chýbajúci zápis automaticky nerobí každú uzavretú zmluvu neplatnou. Verejný sektor však pri zákonom stanovených vzťahoch nesmie uzavrieť zmluvu so subjektom, ktorý má povinnosť zápisu a nie je zapísaný, prípadne môže prestať plniť svoje záväzky bez toho, aby sa dostal do omeškania.
Pri nepravdivých alebo neúplných údajoch o konečnom užívateľovi výhod môžu nasledovať výrazne tvrdšie dôsledky: pokuta, výmaz z registra, diskvalifikácia štatutára a za zákonných podmienok aj právo verejného sektora odstúpiť od zmluvy. Sankčný režim zasahuje partnera verejného sektora, členov jeho štatutárneho orgánu aj oprávnenú osobu podľa povahy porušenia.
Pre firmu je preto rizikom nielen úplná absencia zápisu, ale aj neaktuálny alebo nedostatočne podložený zápis. Formálne uvedenie subjektu v registri nepomôže, ak firma nevie preukázať pravdivosť a úplnosť údajov o konečnom užívateľovi výhod.
Čo preveriť pred ponukou alebo podpisom zmluvy
RPVS je vhodné zaradiť do obchodného a právneho preverenia ešte pred odovzdaním záväznej ponuky. Základná kontrola by mala spojiť údaje zo zmluvy, spôsob fakturácie, pôvod verejných zdrojov a vlastnícku štruktúru firmy.
Čo teda je dobré si preveriť?
- Kto je zmluvnou stranou a z akého zdroja bude plnenie uhradené?
- Ide o jednorazové, čiastkové alebo skutočne opakujúce sa plnenie?
- Aká je hodnota bez DPH a je známa už zo zmluvy alebo rámcovej dohody?
- Vzťahuje sa na subjekt alebo konkrétny vzťah zákonná výnimka?
- Sú do plnenia zapojení subdodávatelia s vlastnou povinnosťou zápisu?
- Je identifikácia konečného užívateľa výhod aktuálna a preukázateľná?
- Ktorý moment vyžaduje zápis alebo nové overenie údajov?
Ak sa odpoveď mení podľa dodatku, navýšenia rámca alebo novej úlohy subdodávateľa, posúdenie treba zopakovať. Povinnosť môže vzniknúť aj počas už rozbehnutej spolupráce, najmä keď pôvodne neurčitý alebo podlimitný objem plnenia neskôr prekročí zákonnú hranicu.
RPVS patrí do prípravy obchodu, nie až k prvej faktúre
Najbezpečnejší postup nie je zapisovať preventívne každú firmu obchodujúcu s verejnou sférou ani čakať na upozornenie od obstarávateľa. Správnym riešením je včas rozobrať konkrétny vzťah podľa zákonnej definície, limitu a výnimiek a určiť moment, od ktorého musí zápis existovať.
Dobré posúdenie RPVS prepája zmluvu, finančný model a vlastnícku štruktúru firmy. Práve táto kombinácia rozhoduje, či ide iba o bežný obchodný vzťah s verejným subjektom, alebo o vzťah, pri ktorom musí byť skutočný prijímateľ výhod transparentne uvedený v registri.
