Ako bezpečne archivovať a skartovať firemné dokumenty

Ak sa vo vašej firme staráte o účtovníctvo, personalistiku, právnu agendu, IT či administratívu, pravdepodobne riešite registratúru a archiváciu aj otázky, kedy a ako prebehne skartácia dokumentov. V tomto článku nájdete jasne a zrozumiteľne vysvetlené kľúčové zákonné pravidlá, odporúčanú dobu archivácie dokumentov pre rôzne typy spisov, ukazujeme výhody spojenia papierových archivačných krabíc na šanóny s digitálnymi úložiskami a opisujeme postupy, ktoré zabezpečia dlhodobé uloženie dokumentov bez zbytočných pokút či rizika úniku citlivých údajov.

Prečo sa registratúra a archivácia oplatí

Správna archivácia dokumentov v podniku šetrí čas, peniaze a nervy. Ak sú doklady uložené prehľadne, ich vyhľadávanie dokumentov zaberie sekundy namiesto minút. Navyše sa vyhnete mastným sankciám, pretože archivácia dokumentov podľa zákona presne určuje, čo musíte uchovať, na ako dlho a akým spôsobom sa realizuje likvidácia archívnych dokumentov či likvidácia účtovných dokladov po uplynutí lehoty. Bezpečný systém zároveň bráni únikom osobných údajov a tým aj sankciám podľa GDPR.

Zákony, ktoré musíte dodržať

Legislatívny základ tvorí zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. Tento predpis definuje, ako sa vedie registratúra, ako funguje správa archívov a aké pravidlá platia pre skartáciu dokumentov. Na finančnú agendu nadväzuje zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, ktorý prikazuje archivovanie účtovných dokladov minimálne desať rokov, a zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH, ktorý stanovuje rovnaké desaťročné obdobie pre DPH faktúry či bločky. Ak pracujete s mzdovou dokumentáciou, musíte zohľadniť dlhú 50 ročnú lehotu podľa Zákonníka práce a osobitných vyhlášok na archiváciu mzdových dokladov. K tomu sa pridáva GDPR, ktoré hovorí, že osobné údaje sa nesmú uchovávať dlhšie, než je nevyhnutné. V praxi to znamená, že ak sa na jeden dokument vzťahuje viac predpisov, vyberá sa najdlhšia zákonná lehota.

Najčastejšie doby archivácie dokumentov

Účtovné knihy, uzávierky a hlavná kniha patria do archívu na desať rokov. Rovnako dlho si musíte nechať faktúry, pokladničné doklady, bankové výpisy a ďalšie podklady pre daňovú kontrolu. Mzdové listy a dokumenty o pracovných úrazoch zákon prikazuje držať 50 rokov a personálne spisy dokonca 70 rokov od narodenia zamestnanca. Technické výkresy budov a strojov sa často archivujú trvalo. Ak si nie ste istí, riaďte sa vždy maximálnou hodnotou – nikdy tak neporušíte žiadny právny predpis.

Ako vytvoriť poriadok v papieroch

Základom je dobré zakladanie dokumentov. Každý spis by mal dostať vlastný kód, napríklad FA-2025-0001 pre faktúru. Ak si vo firme vyhradíte pravidelný čas, napríklad pol hodinu v piatok popoludní, papier sa nebude kopiť na pracovných stoloch. Dokumenty potom uložíte do pevných archivacnych krabíc. Odporúčajú sa kartónové krabice s 5 vrstvovou vlnou alebo plastové kontajnery s UV filtrom, ak riešite dlhodobé uloženie dokumentov v podmienkach s vyššou vlhkosťou. Regály by mali uniesť aspoň 100 kilogramov na policu, aby sa krabice neprehýbali a aby sa pri vyhľadávaní nepoškodila väzba šanónov.

Pre väčšinu firiem sa dnes papierový archív kombinuje s digitalizáciou. Spis naskenujete v rozlíšení aspoň 300 dpi, uložíte do formátu PDF/A a vybavíte OCR, aby ste v ňom mohli vyhľadávať kľúčové slová. Ak máte zapnutú funkciu full-textu, vyhľadávanie dokumentov v digitálnej podobe trvá len pár sekúnd. O bezpečné uloženie dokumentov sa starajú dve cloudové a jedna offline kópia, čím splníte princíp 3-2-1.

Princíp 3-2-1

Princíp 3-2-1 je jednoduché, ale mimoriadne účinné pravidlo pre bezpečné zálohovanie dokumentov a dát. Hovorí, že každého súboru by mali existovať celkom tri kópie: originál a dva záložné duplikáty. Tieto kópie musia byť uložené na dvoch rôznych druhoch média – napríklad na internom diskovom poli a súčasne na externom páskovom úložisku alebo v cloude – aby zlyhanie jedného typu hardvéru neohrozilo všetky dáta naraz. Navyše aspoň jedna z kópií má byť uložená mimo hlavného pracoviska, teda off-site: v dátovom centre, u špecializovaného poskytovateľa cloudu alebo v inom fyzicky oddelenom objekte. Tým sa minimalizuje riziko, že požiar, povodeň, krádež či ransomware (vírus v počítači) zlikvidujú pôvodné dáta aj ich lokálnu zálohu súčasne. V praxi to znamená, že účtovné knihy, personálne spisy aj digitálne verzie zmlúv majú okrem hlavného úložiska ešte jednu kópiu na lokálnom zariadení (napríklad na sieťovom NAS) a tretiu, šifrovanú, v cloude alebo na páske uloženom v archivačnom centre mimo sídla firmy. Keď sa zálohy pravidelne testujú a prístup k nim je chránený viacfaktorovou autentifikáciou, princíp 3-2-1 výrazne znižuje riziko nenávratnej straty dát a zaručuje, že sa k nim v prípade havárie dostanete v priebehu niekoľkých hodín.

Skartácia dokumentov – plynulý proces bez rizika

Keď informačný systém alebo aj jednoduchá excelová tabuľka upozorní, že dokumentu uplynula doba archivácie, dá sa do pohybu skartácia dokumentov. Zodpovedná osoba skontroluje zoznam a schváli vyradenie. Spisy putujú do plombovaného kontajnera, ktorý je označený čiarovým alebo QR kódom. Kontajner sa v GPS monitorovanom vozidle odvezie do chráneného areálu, kde sa spustí priemyselný drvič. Norma DIN 66399 má sedem bezpečnostných úrovní; pre väčšinu účtovných záznamov a zmlúv stačí P-4, ale citlivé osobné údaje sa ničia až na stupeň P-7. Rozdrvený papier sa následne odovzdá na recykláciu a vy dostanete certifikát o zničení, ktorý slúži ako dôkaz pri audite, daňovej či GDPR kontrole.

Koľko stojí skartovanie dokumentov

Ak si kúpite stolovú skartovačku, zaplatíte pár desiatok eur, no čoskoro narazíte na pomalé a hlučné drvenie a riziko, že zamestnanec omylom nechá spis v koši. Priemyselný drvič rieši kapacitu aj bezpečnostnú úroveň, ale investícia aj prevádzka sú vysoké a oplatia sa len veľkým výrobným podnikom. Väčšina firiem preto volí outsourcing, teda skartovacie služby. V praxi zaplatíte zhruba desať až dvadsaťpäť eur za plombovaný box s odvozom a certifikátom. V konečnom dôsledku je to najlacnejšie a najbezpečnejšie riešenie, pretože zodpovednosť za skartáciu prechádza na certifikovaného poskytovateľa.

Digital versus papier – porovnanie prínosov

Zatiaľ čo v papierovom archíve môže hľadanie konkrétnej faktúry trvať niekoľko minút, v digitálnom systéme ju nájdete za pár sekúnd. Prenájom skladu vyjde aj na tisíce eur ročne, kým cloudové úložisko stojí zlomok a ponúka okamžitý prístup z ľubovoľnej pobočky. Digitalizované archivovanie dokumentov minimalizuje riziko straty originálu, znižuje náklady na poistenie a šetrí životné prostredie, pretože spotrebujete menej papiera, vody a energie.

Najčastejšie chyby pri archivácii a skartácii

Najväčším problémom bývajú neoznačené dokumenty v zásuvkách, zmluvy uložené len v e-mailoch či jediná USB záloha odložená v stole. Častý je aj preplnený sklad, kde sa namiesto skartovania dokumentov hromadia dávno expirované spisy. Krabice bez popisu, vlhký suterén a chýbajúci podpis zodpovednej osoby na skartačnom protokole len zvyšujú riziko pokút. Každá z týchto chýb sa dá odstrániť dôsledným registratúrnym plánom, disciplinovaným zakladaním dokumentov a pravidelnou likvidáciou dokumentov podľa cenníka skartácie.

Ekologická výhoda digitalizácie

Ak stredne veľká firma prevedie 80% papierovej agendy do cloudu, výrazne zníži svoju uhlíkovú stopu. Odborné prepočty ukazujú, že takáto digitalizácia môže ročne ušetriť desiatky stromov, tisícky litrov vody a ako aj elektrickúj energiu. Recyklovaný papier, ktorý vznikne zo skartovaných záznamov, má taktiež nižšiu uhlíkovú stopu, než papier z primárnej suroviny.

Čo môže stáť chaos v archíve

Nesprávne archivovanie účtovníctva môže pri daňovej kontrole skončiť pokutou do 33 000 eur. Ak chýbajú mzdové listy, inšpektorát práce môže uložiť sankciu až 200 000 eur. Porušenie GDPR prináša riziko pokuty do 4% ročného obratu a Ministerstvo vnútra môže za registratúrny delikt udeliť sankciu do 33 193 eur. Všetky tieto sumy sú rádovo vyššie než investícia do systematickej správy archívov.

Ako si prácu zjednodušiť

Najjednoduchšou cestou je kombinácia pevných archivačných krabíc, spoľahlivého DMS s full-textom a pravidelne objednávanie certifikovanej skartácie. Profesionálne služby zabezpečia archiváciu účtovitých dokladov, archiváciu mzdových dokladov aj likvidáciu dokumentov v súlade s normou DIN 66399. Okrem fyzického archívu získate cloudový priestor, v ktorom sa archivovanie účtovníctva mení na pár klikov a spracovanie dokumentov prebieha automatizovane. Poradenstvo pomôže nastaviť správne lehoty, kódovanie a workflow, takže archivácia záznamov nebude strašiakom a skartovanie firemných dokumentov prebehne presne vtedy, keď má.

Tri kroky k pokojnému spánku

Najprv uložte každý dokument správne, s jasným kódom, názvom a lehotou, aby ste v budúcnosti vedeli, čo je čo. Potom všetko spravujte prehľadne v digitálnom systéme, ktorý dovolí nájsť akýkoľvek papier do minúty. Napokon zničte dokumenty včas a so znaleckým certifikátom; len tak sa vyhnete pokutám a spíte pokojne, lebo viete, že vaša archivácia aj skartácia sú v súlade so zákonom.

Ak hľadáte podporu pri archivovaní dokladov, správe účtovníctva, digitalizácii, bezpečnom skartovaní alebo pri zavádzaní registratúrneho plánu, obráťte sa na spoľahlivého partnera, ktorý sa venuje správe dokumentov komplexne – od prenájmu archivačných krabíc a zabezpečenej logistiky cez OCR digitalizáciu až po certifikovanú likvidáciu podľa normy DIN 66399. Správne nastavená archivácia a skartácia dokumentov vám ušetria čas, peniaze aj starosti a zároveň prispievajú k ekologickejšiemu fungovaniu vašej firmy.